会议

■ 对会议的贬低

《血腥的会议》，一部著名的培训影片，演奏着一曲我们熟悉的旋律。当你想像任一组织内有多少委员会存在并举行多少会议时，你会感觉不可思议，难以想像竟无人愿意为会议讲句好话。

据说委员会是由庸才指定的由不称职者组成去做一些无聊的事，他们指鹿为马，组织混乱，会议无聊的经历足以让很多人相信这些冷嘲热讽很符合事实。

■ 会议犯了什么错？

会议之所以受到批评，是因为：

·浪费时间——一大堆人喋喋不休，长篇大论。

·不能作出决断，拖沓迟缓，令人恼火，沮丧——会议纵容了优柔寡断，拖拖拉拉。

·由一些个性鲜明的家伙把持。

·提出水准最低的推荐意见。

·鼓励了靠游说和施压使既得利益占优势的政治决定。

·分散责任。

·资金、时间的成本昂贵。

·局限在琐事上，目光短浅，不去关注大事。诺斯科特·帕金森（Northcote Ｐarkinson）引用了一个委员会为例：花十分钟批准一项一百万英镑的投资工程；花两小时争论一个价值八百英镑的新自行车库。

■ 会议的正面作用何在？

会议由于组织不当会引起类似的批评。会议引发的批评大多是针对其弊端的。一个在适当的时机为正当理由而精心组织的会议能带来一些好处：·确保所有参加者能对重要事件加以考虑。

·澄清认识，因为成员可以在其他人面前申辩自己的立场。

·保证不同的意见待以公开，不搞一言堂。

·充当信息交换的媒介。

·召集大家在一起以节省时间。

·促进协调。

·造就个人独立作业时体会不到的团结精神——协作的过程，整体强于部分之和。要保证会议成功还要确保以下三点：·要选择适当时机

·要有一个优秀的主席

·成员能够积极参与

■ 有关会议的正确与错误作法

正确作法错误作法１.如果个人难以搜集信息，作出判断，开会解决。１.个人可以作好还要开会。２.有必要在同一时间同一地点集中持有不同观点的人时，才成立委员会。２.如果你要明确的责任，还建立一个委员会。

３.委派一名主席以控制会议，求得最优解决。３.用一个委员会来协调处理一切。

４.委员会集中具有不同背景的人以提供建议４.如果需要快速行动时，还召开会议。５.明确委员会职责，他们要做什么，他们有什么权力。〖〗５.指定一个过于庞大的委员会——十人以上就显得笨重不堪了。正确作法错误作法６.明确要求何时递交讨论报告。７.在最有利于发挥会议效用时才开会——审议或发展政策，协调决议，保说为所有与程序相关的组织行动提供信息和咨询。６.举行多余的会议——每月的第一个周五定期开会也许不错，但只在有必要时再开会或许更好。８.委员会一旦完成使命，即予以解散。

■ 会议主席

一个会议的成败在很大程度上取决于主席。如果你要主持一个会议，你必须做到：

在召开会议以前

开会前要确保会议有合适的参照原则，告知参加人员会议的目的和他们应当准备提供什么。制订出议程，按合理顺序安排所有问题；以便有效组织会议。事先拟定并分发有关会议议程和背景陈述的文件，以便在处理细节或重申事实材料时能节省时间。

在会议期间

１.开始时明确会议目标，设定时间长短。

２.按顺序讨论议程中的每项条款，以便能最终达到确定性的结论。

３.开始讨论每个问题时先作简要陈述，然后要求成员献计献策——就具体问题要求作答（你事先对这些问题要有所准备），或者你先指定一个问题给某位会议成员，他能开个好头，给出最佳解决方案（要想达到理想的效果，你应当事先通知此人）。

４.邀请其他成员出谋划策，注意不要让任何人左右讨论。

５.成员如果游离主题，要予以纠正。

６.如果出现空话连篇的情况，提醒成员他们在这里是为了取得进展。

７.鼓励百家争鸣，畅所欲言，避免对作出不明智评论的人进行显而易见的攻击诋毁。

８.允许存在分歧，但当气氛剑拔弩张时要巧妙地予以化解。

９.不时插入几个问题式作简要评论，但不要主导讨论。

１０.会议期间选择合适时机总结讨论，表明委员会达成的意见，申明你对已作出的中间决议或最终决议的看法。而后检查会议通过的决定必要时予以修正，确保决议被恰如其分地记录下来。

１１.在会议结束时总结会议所取得的成就，指明何人自何时起要做什么工作。

１２.如果还需要进一步讨论决议，要赞同会议的主旨，肯定成员们已经取得的成绩。

■ 会议成员

如果你是参加会议的一员，你应当做到１.认真准备——掌握所有材料和你所需的支持性数据。

２.观点要明确简洁，充满信心——忌讳长篇大论。

３.如果你无话可说，不妨保持沉默。

４.如果你不在引导讨论式如果对于讨论主题你知之甚少时，要保持警惕，做好准备，保留你的论据直到出现有利于你发言的契机。不匆忙介入，也不作总结发言者，也许还有论据充分，理由充足的论据。

５.如果你也不能判定自己的立场，避免作“我想我们应当这样做”之类的陈述。相反，向主席或其他人提出一个问题，如“你认为有必要这样做吗？”

６.准备坚定地悍卫你的论点，但不要坚持为一失败的事件作辩护，受到打击时不要满腔愠色，面对失败，要优雅从容。

７.记住，一旦你在会议中遭到失败，你还有机会改日在不同的场合下捍卫你的观点。