(1)物料申领应以适用、适量为原则，船上各部门主管人员应做好物料管理工作，且于每季度末统计物料的收领与消耗，填写《物料季度报表》。做到物料申领与使用有计划，防止由于保管不妥而发生物料变质与失窃。
(2)所有物料都必须向公司递交《物料申请单》，由船上各部门相关人员集中编制。
(3)物料申请单一式二份，一份交公司审批，采购送船。物料申领单于每季度末编制，报送公司。
(4)物料申领单各项内容需认真填写，字迹清楚，写明规格、型号等，制单人员与审核者都签名以示负责。
(5)全船应是一个统一的整体，为节省物料开支，对各自业务范围内不常用的物料与工具，如有需要应向有关部门调借。
(6)船舶各主管应认真做好物料验收工作，根据送船物料清单逐样验收，查验物料数量、品种、产品证书、产品说明等，对质量不合格、型号不对或不能使用的物料应及时退货，并在物料清单中注明。送船物料清单经验收、签名盖章后应有一份留船存档。
(7)在使用中发现质量问题，应填写《备件／物料质量反馈单》及时上报公司。
(8)如有需要在外港采购物料，应通过船长向公司申请，在得到公司同意后才能购买，任何人员都不能未经公司批准采购物料，否则后果自负。
