(一)及时发出事故通知
根据有关国际公约和各国法律或合同的规定，在发生海上货运事故时，收货人或其他货物索赔人应在规定的时间内向承运人发出货运事故通知书，声明保留货运事故索赔权。我国《海商法》第81条第1款规定：“承运人向收货人交付货物时，收货人未将货物灭失或者损坏的情况书面通知承运人的，此项交付视为承运人已经按照运输单证的记载交付以及货物状况良好的初步证据。”按照此项规定，如货物索赔人未向承运人发出货运事故通知，事故的举证责任就由承运人转到收货人。如果收货人不能举证证明承运人存在过失，则会在索赔中败诉。
货物索赔人发出货运事故通知是有时间限制的。根据我国《海商法》第81条第2款规定：“货物灭失或者损坏的情况非显而易见的，收货人应当在货物交付的次日起连续7日内，集装箱货物交付的次日起连续15日内，收货人未提交书面通知的，适用前款规定。货物交付时，收货人已经会同承运人对货物进行联合检查或者检验的，无需就所查明的灭失或者损坏的情况提交书面通知。”
应当指出，法律规定事故通知时限的目的只是为了防止收货人不合理延长货物索赔时间，从而保护承运人。其法律后果是，如果收货人不作出通知，举证责任将转到索赔人。因为，在《海牙规则》制度下，承运人负有举证责任，如果索赔人拖延通知，将不利于承运人举证。但是否作出事故通知与承运人可否免责无关，换言之，即使索赔人没有作出事故通知，也不影响其索赔权利。如果收货人能够举证证明货运事故是由承运人责任造成的，承运人仍应负责赔偿；反之，即使收货人作出了事故通知，也并不说明承运人对货运事故负有责任。如果承运人能够举证证明货运事故系由他人过失造成，或虽由其本人过失造成但可依法免责，则承运人仍无需对货运事故承担责任。但由于海上货物运输的复杂性，不论谁负责举证，都是一件困难的事情。因此，收货人为保留承运人的举证责任，仍然应该按照法律规定及时发出事故通知。
对于货物延迟交付损失的索赔，事故通知则直接影响到索赔权利。我国《海商法》第82条规定：“承运人自向收货人交付货物的次日起连续60日内，未收到收货人就货物因延迟交付造成经济损失而提交的书面通知的，不负赔偿责任。
(二)准备索赔文件
在收货人作出货损通知情况下，因为货物灭失或损坏的举证责任在承运人一方，所以，收货人在提出索赔时，出具的索赔文件比较简单。通常，收货人在提出索赔时应出具以下文件。
1．索赔函
索赔函是货物索赔人向承运人提出货物索赔的正式文件，该文件无固定格式，但应包括以下主要内容：
(1)索赔人的名称、地址；
(2)船名；
(3)装卸港口名称和船舶抵达卸货港的日期；
(4)提单号码及提单中的货物描述；
(5)货物灭失或损坏的情况；
(6)索赔日期、索赔金额及索赔理由。
应当注意的是，索赔人按照法律规定向承运人提出的货运事故通知并不表示已经向承运人提出索赔，只有索赔人向承运人提出索赔申请书时，才表明索赔的正式开始。索赔人提出索赔请求后，应当抓紧催赔。如果在诉讼时效临近时承运人仍未赔付，或仍未就赔偿事宜作出正式承诺，索赔人应当在诉讼时效到期前依法提起诉讼，防止承运人故意拖延，错过诉讼时效，丧失索赔权利。
2．提单
提单是海上货物索赔中的重要依据。提单作为货物收据，表明承运人收到货物的数量和外表状况；提单作为运输合同，表明了承运人应当承担的责任义务，是处理索赔的重要法律性依据。索赔人提出索赔就是因为承运人交付的货物与提单记载的不符，要么货物灭失，要么货物损坏，要么货物短少，根据提单合同及相关法律规定，承运人必须对上述货物灭失或损坏承担赔偿责任，除非承运人能够举证证明，根据提单合同及有关法律，其可以免除赔偿责任。
3．卸货报告、理货报告、货物溢卸、短卸报告、货物残损单等卸货单证
上述各种单证是对船舶卸下货物的原始记录，由船方和理货人或装卸公司共同作出并会签。如果卸下的货物与提单或船舶载货清单(export cargo manifest)不符，会在此类报告中作出记录。此类单证是货物灭失或损坏的原始记录，所以是货物索赔时的重要依据。
4．货物残损公正检验报告、重理单
当收货人和船方对货物的损坏程度、数量、损坏原因无法作出正确判断，或存在争议时，往往需要双方共同指定公正检验机构对残损货物进行检验，确定损坏程度、数量、价值，以及导致货物残损的原因等，并出具“货物残损检验证书”(inspection certificate for damage and shortage)。当船货双方对卸货数量发生争议时，可以对所卸货物重新理货，并出具重理报告。这两种报告同上述第3项中的报告性质一样，是货物索赔最直接的原始依据。
5．商业发票、装箱单、重量单等
商业发票是由贸易合同中的卖方开给买方的商业票据。记载了货物的单价和货物总值，是索赔时计算索赔金额的直接原始依据。如果发票中记载的是货物的CIF价值，索赔金额应当按此价值计算；如果发票是以FOB、CFR开具的，计算时还应加上运费或保险费，但索赔人应提供运费或保险费收据，以资证明。装箱单或重量单通常是商业发票的随附单证，用以证明提单项下货物品种和数量的详细情况，因此是提单中货物记载的辅助性证明。
海上货运事故多种多样。当发生货物灭失或损坏时，应根据事故的具体情况，收集、准备事故证明。除上述单证外，凡是能够确定货运事故的原因、损失程度、损失金额、货运事故责任的任何文件都应当准备齐全，与上述单证一起提供。
