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内部报告系统

内部报告系统(Internal Reporting System)

内部报告系统概述

  内部报告系统以企业内部会计系统为主,辅之以销售信息系统组成,是营销信息系统中最基本的子系统。其作用在于报告订货、库存、销售、费用、现金流量、应收款、应付款等方面的数据资料。

内部报告系统的组成

  内部报告系统

  图:内部报告系统

  内部报告系统的核心是订单——发货——帐单的循环。销售人员把订单送至企业,负责管理订单的机构把有关订单的信息送至企业内的有关部门,然后企业把帐单和货物送至购买者的手中。这是一般营销企业的常规操作程序,然而是否具有措施以保证这一循环中的各个步骤快速而准确地完成,则明显地反映着企业不同的营销能力和营销效率。

  内部报告系统还包括及时、全面、准确的销售报告。这个功能应该主动地为决策者提供他们认为需要的,以及他们暂还不了解但实际需要的信息,以帮助决策者把握最佳的决策时机,提高企业的竞争优势。就现实情况而言,由于信息网络的普及,企业基本上都建立了比较健全的销售报告系统,完全有条件在瞬间就清晰地集中反映分散在各处的关联企业过去及现在的销售和库存数据。

  通过分析内部报告系统所提供的信息,能发现重要的机会和问题。但应注意尽量避免该系统提供重复信息,那样会造成营销成本上升和相关人员陷入繁琐的销售资料堆中。

内部报告系统的运用

  内部报告系统是营销管理中使用最多、最基本的信息收集处理系统。这一系统主要通过企业的财务管理系统和统计系统向营销管理者呈报相关营销信息资料,包括订单、销售额、存货、应收账款等信息,主要为管理者提供参考资料,以利于对市场机会的把握和潜在问题的处理。

  为了能够有效地运行此系统,企业除了要规范运作外,还要注重报告信息提供的及时性。首先,规范化运作是企业内部报告系统数据稳定性的基础,如果不能保证系统信息数据的准确性,就无法保证分析结果的安全性,因此而做出的市场战略和策略也不会具有针对性。其次,内部信息收集整理的时效性也至关重要。市场如战场,尤其在目前的市场环境下,市场机会和市场高峰期瞬息万变,在激烈的市场竞争中,竞争者及时有效的营销战略和策略的运用,往往可能导致本企业市场机会的丧失和市场份额的下降;同样,由于及时的信息的提供和战备策略运用,极有可能获得较为可观的市场收益。

  企业内部报告系统实质上是各种销售信息在此子系统中的传递。高效信息技术的运用,为本系统的良性运行提供了技术保障。企业在设计本系统时要具有针对性。此系统是一实用型系统收集处理工具,应避免目标数据的非相关性,即信息要求准确且信息量少,减少营销管理者处理信息资料的繁杂程度,使其有更多精力投入到营销分析、营销战略和营销策略的处理和制定上。另外,对于本系统的信息提供不易过于敏感,减少因市场微小变动而给企业营销管理者带来的不必要的过分反应。此外,营销管理者要对信息具有一定的相关判断能力,由于信息收集的部门不同,所给出的信息具有的服务目的也不同,要求营销管理者具有敏锐的营销思维,准确有效地斟别信息的偏向性,合理利用信息,为企业的营销决策提供合理的数据分析参数。


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