制定文件范本的原则是指在制定文件范本时的指导思想和编写文件范本过程中处理相关事项、问题的准则，是组织制定科学的文件范本时不可缺少的重要保障。制定文件范本应以“文件要素”为基础和指导，遵循以下原则。
1.充分体现国家法规政策
文件范本既然是日常编制招标文件时的示范性样本，它的内涵必须全面反映和执行我国政府采购方面的法律、法规及政策，相关法律、法规及政策能以文件范本为载体充分体现到采购活动的各个环节中。其中，合格供应商的资格(资质)条件、采购的商品、评标程序、评标办法等标书的主要内容部分更应达到上述要求。当其他方面的法律、法规、政策与政府采购的有矛盾和冲突时应以政府采购的为准;国际惯例、“世界银行范本”只能作为编制招标文件的借鉴与参考，不能作为影响政府采购的法律、法规、政策施行的依据和理由。
2.简便、易读和完整
文件范本应使编制招标文件工作更加简要方便，辽宁省政府采购中心在对文件范本作第二次修订时，着重解决以往存在的同一内容在招标文件中反复出现的问题。例如：“合格供应商的资格要求”在招标文件中的“招标公告”、“投标人须知”、“投标文件格式”、“评标办法”等部分重复出现，这些是日常招标文件修改过程中很容易出现的差错。因此，对原用文件范本(原用文件范本是以“世界银行范本”为基础制定的)在结构上作了较大的调整和修订，改原用文件范本的“正文加前附表”的结构为现用文件范本的“正文和附件”结构：“正文部分”的内容对具体项目针对性强，属于供应商应知、应会和必须认真解读、应答的内容;附件部分的内容属于常识性、共性的内容，不需要供应商每次参加投标都进行阅读，日常掌握了，投标时就不会出差错。同时，基本做到同一内容在文件范本中通常只出现一次，最多不超过二次，使招标文件日常编制工作简便、易操作，也减少了采购人会审招标文件稿件和供应商阅读招标文件的时间;修订后的招标文件范本的纸质文件由过去的四十多页减少到二十页左右，提高了效率，节约了社会资源和物耗。在对文件范本作第三次修订时，内容进一步精炼，章节更加简要。
文件范本内容保持完整、清晰。例如：“投标文件格式及内容”设计上应注意表与表之间的钩稽关系或相关关系，同一内容或指标应避免重复表述或填写，作好提示或填写说明，不能引导投标人犯低级错误;“投标人须知”应将政府采购项目的有关概念、规则、运行程序和注意事项等方面的内容表述完整、准确，起到政府采购“小百科全书”的作用。
3.充分体现专业化
以满足政府采购业务需要为前提，以制定不同采购方式的范本为基础，制定货物、工程、服务等不同类别采购行为的文件范本以及专业细化的文件范本。例如：货物类招标的计算机类、家具类、煤炭类、服装类等等专业文件范本。这样做，对提高招标文件编制质量，科学设置合格供应商资格条件、确定投标文件格式、设定评标办法及评标标准和细则、约定合同条款、编写投标人须知等采购活动中的关键性问题，可以起到关键性的作用。同时，对有效地避免、解决招标文件不规范所产生的采购效率打折扣、企业投标困难、质疑投诉多、偏向采购人个人目的、影响政府采购信誉等问题和后果，更具有针对性。
4.有利于信息化建设
文件范本应考虑适应政府采购事业信息化建设发展的需要，对投标文件格式部分的内容尽量用表格方式表述，以适应投标文件网上传输、网上开评标的业务需要。同时，适应业务工作日常管理、统计评价、同类业务指标对比等方面的需要。
5.语言文字规范
文件范本应体现中国文化和汉语写作规则，应解决编制招标文件过程中经常会出现的西文书写格式、电脑书写方式和西文直译所产生的生涩、难懂的表述方式等问题，对文件范本的字型、字号、页边距、行间距、书写格式和页码位置等应作出统一的要求，语言表述应准确，以充分体现政府采购的规范性。
