政府采购机构为发布采购信息而制定的对外正式文件都属于政府采购文件。政府采购文件要求尽可能详细地介绍整个采购过程中的有关条件、要求和标准，其中包括完整的采购程序和各种具体的技术标准和交易条件。采购单位公开发出信息条件，实际上相当于买卖中提出缔结契约的公开要约，当另一方予以承诺时，契约便成立了。因此供应商如果接受邀请参加采购活动，就意味着同意文件中规定的条件，一旦获得该合同，就应受文件中规定条件的约束。从这个方面来看，文件是供应商、承包商或服务提供商参与采购竞争的依据，同时也是最后签订采购合同的基础。
政府采购信息的发布的一般表现为公告的方式。公告可以采取刊登广告和发出通知两种办法。广告可以凭借报纸、广播等形式发布。通知的发送可以直接交送采购机构熟悉的卖方。
政府采购的信息公布，除了有上述方式外，对于供应商或有关机构、个人要求提供信息的请求，采购机构应在不违背法律的前提下尽量予以帮助，回答其咨询。如美国政府采购法中就有对公众和国会议员及有关机构要求提供信息的具体规定。世界贸易组织《政府采购协定》中除了对公开发布信息作了具体规定外，并要求采购方应对参加投标程序的供应者在关于提供有关资料的合理请求方面予以立即签复，只要这些资料不会使该供应者在签订合同的过程中处于优于其他竞争者的地位。
政府采购机构在广泛发布采购信息的同时，还必须遵守有关法律的规定，以保证高度的商业机密性，当需要从潜在供应商或政府外的机构或个人获取信息以进行政府估算时，采购机构人员必须确保不公布或不与潜在合同人讨论这些信息资料。这些信息资料一般包括：对私有或个人利益产生不适当或歧视性计划，从供应商处得到的应作为保密情况的信息，属于机构内部交流的材料，如技术评价、标底等，以及法律规定的其他禁止透露的信息。
总之，政府采购一方面要求信息公开地发布出去，因而利用各种不同的方式交叉配合以达到目的；另一方面，又要小心谨慎地保留某些机密信息，严禁商业机密透露出去。
