(一)标题
即件名或主题，在第一行居中用较大字体标注，指出信函的主要内容。可以直接书写“索赔函”、“索赔信”等字样。
细节提示
◆标注件名或主题的目的是使受信者一打开信函就知道其内容，也方便对方分发或归档时参考。
◆一般多采用概括事由的方式，如“关于××问题的索赔致×××的函”、“××问题的索赔函”。
◆件名或主题要根据需要而用，不是说每函必有，可以酌情省略。
(二)称谓
在标题之下另起一行或直接在第一行顶格书写受信者的名称。称谓后加冒号。
细节提示
◆受信者的名称可以是单位或部门名称，也可以是个人姓名。
◆如果没有具体的受信人，则写单位或部门的名称，如“××公司行政部”。
◆如果有具体的受信人，其姓名前面可以加上“尊敬的”等敬语，后面应当加上“先生”、“女士”、“经理”、“主任”等称呼，如“尊敬的杨××经理”。
◆也可以酌情采用单位或部门名称加上负责人职衔的形式，如“尊敬的行政部经理”。
(三)正文
在称谓之下另起一行空两格开始书写，一般应当写清事件的基本情况、对方违约的事实及证据、索赔的理由和依据、索赔的意见和要求以及期盼对方合作等内容。
细节提示
◆陈说索赔事项要冷静，不要意气用事。
◆解释索赔理由要清楚具体。
◆提出索赔要求要合情合理。
◆要抱着相信对方的态度，适当表达期望和感谢之情。
(四)结语
在正文之下另起一行空两格书写“此致”二字，再另起一行顶格书写“敬礼”二字，后面不必加标点符号。
细节提示
◆如果正文结尾已表达“感谢合作”之类的意思，结语也可以省略。
(五)落款
在正文或结语的右下方署上写信者的名称。在署名的下方写上写信的日期。
细节提示
◆写信者的名称可以是单位或部门名称，也可以是个人姓名。
◆如果写信者的名称是单位或部门名称，应当书写其全称或规范化简称。
◆如果写信者的名称是个人姓名，前面可以标示其单位或部门名称。
◆如果随函附有相关证明材料，可以在落款下方另起一行顶格书写“附件：×××票据复印件”等附件说明语。
