索取样品函的写作结构和内容由事由、标题、编号、受函者、附件、落款几部分组成。
事由 要求用简短的语句概括出该函件的核心内容。
标题的写作，应由事由加文种组成。
编号 由年度、发函单位代字、函的顺序号组成。
受函者 即接收函件者，要求写明国名、地名、企业名，需要时还要写明负责人姓名及职衔称呼。
正文 一般比较简单。开头先说明对对方产品的兴趣，然后提出索要产品的样品或样本。有的也提出索要产品目录及其他如价格、付款条件等资料或小册子。最后写希望对方早日汇寄资料和提供样品的要求。
落款 应包括两项内容：一是发函单位的名称和主要负责人的签名，例如“X X公司经理X X X”；二是写上发函的日期。
写作索取样品函时，特别要注意写清楚索取样品和样本的类型，做到既简洁又清楚。
