1．展品包装与装箱
在会展物流管理体系中，展品的包装与装箱是琐碎而重要的工作，是保证整个展品运输顺利的第一步。
展品的包装与装箱有许多环节，具体包括：
(1)给展品包装分类。在这个环节中，要针对不同的工作要求对展品进行分类包装。用于销售的包装，又称小包装，要注意两点：一是保护功能，主要指运输过程中对产品的保护；二是艺术功能，放在柜台上吸引顾客。用于运输的包装，又称大包装，多是木箱或纸箱。运输包装应以结实、耐用为原则，还要注意包装箱的尺寸，要能够出入展场的门和电梯。此外，在展品的包装与装箱方面，对集装箱或木套箱、包装衬垫物等也有一定的要求。
(2)包装箱标识。运输包装箱要按规定标识，标识的内容主要有：运输标志、箱号、尺寸或体积、重量，以及参展企业的名称、展馆号、展台号等。对于易碎物品要打上国际通用的易碎的标志——玻璃杯，作特别标记。
(3)装箱单和展品清册。展品运输的特点之一就是杂，任何一个环节疏忽，都可能造成麻烦和混乱，要防止漏装、错装、装箱不符的情况。装箱后，须制作装箱单和展品清册，以确保准确无误。
2．运输代理与保险
国际展览运输协会对现场运输代理的业务标准有明确的规定，规定主要体现在联络、海关手续及搬运操作三个方面。
(1)联络。联络的第一要求是语言。国际展览运输协会现场运输代理成员必须会说流利的英语、德语、法语及展览会举办国或地区的主要语言。协会要求现场运输代理能够与客户的大部分人员进行交谈。现场运输代理必须在展览会场设立全套的办公设施，提供详细、有效的邮政地址，参展企业要在展览会前后把运输单证文件(提单、海关文件等)直接寄给现场代理。
(2)海关手续。现场工作最重要的是办理海关手续。根据海关规定，现场代理可能还需担保或交保证金。海关对进出口手续都有一定的要求，办理人员必须在规定的时间期限内提供参展企业的全套、准确文件，事先通知并准确地表述和申报。
(3)搬运操作。协会代理必须熟悉现场，并在展览施工和拆除期间能随时使用合适设备和有经验的搬运工。现场代理有责任事先预计到非常规、大尺寸的物品的运输装卸问题，并应当准备好特殊设备。
现场搬运操作的成功完全在于现场代理，现场代理必须事先协调好所有参展企业的搬运要求，并提前将相应的安排通知组织者和所有参展企业。这样就能避免参展企业提出计划工作之外的搬运要求，或提出临时遇到的问题。
(4)保险。为确保展品安全准时到达，除了与运输代理公司签署责任合同外，还应与保险公司签署保险合同。
展览涉及的险别比一般人想象的多，包括展览会取消险、展会推迟险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等。参展企业可根据规定和需要选择险别投保。
保险最重要的是单证和保险单，其他可能使用的单证有受损报告书等。
3．展品运输
展品运输大致可分为三个阶段：运输筹划、去程运输和回程运输。每一个阶段在实际操作上都有一些特殊的要求，具体包括：
(1)运输筹划。运输筹划的主要内容有：物流调研、线路与方式、日程、费用，以及集体运输和单独运输等问题。
物流调研的主要内容包括：运输公司、报关代理、交通航运条件，可能的运输线路和方式，发运地和目的地，车船运输设施，港口设备和效率、安全状况，运输周期和班轮、班车、航班时间及费用标准，发运地和展出地对展品和道具的单证和手续要求规定等。调研是运输筹划的基础和依据。运输线路与运输方式有着密切的关系。运输路线最简单的是门到门运输，即卡车直接开到参展企业所在地装货，然后直接开到展场卸货的运输方式。国际运输最常使用的路线可以分三段：第一段，从参展企业所在地将展品陆运到港口；第二段，从港口将展品海运到展览会所在国的港口；第三段，从港口陆运到展览会所在地。运输方式主要有水运(包括海运和内陆水运)、空运、陆运(包括火车运输、汽车运输等)、邮递、快递、自带等。在运输日程的安排上要及早筹划，做到及时准确到位。通常将费用分为展品费用和运输费用。
为了避免运输公司乱收费，可以要求几家公司报价，从数家报价公司中选择一家。降低运输费用还有诸如尽量使用正常的运输方式，用定期班轮，避免使用加急运输方式等，这都是在运输筹划时要考虑到的。
集体出展通常由组织者统一运输，不安排集体运输时则需要各参展企业自行安排、单独运输。
(2)去程运输。是指展品自参展企业所在地至展台之间的运输，一个比较完整的集体安排的去程运输过程可以大致分为展品集中、装车、长途运输、交接、接运、掏箱和开箱。
(3)回程运输。是指将展品自展台运回至参展企业所在地的运输，简称“回运”。但对统一安排运输的集体展出组织而言，将展品自展台运至原展品集中地的运输称作“回运”，然后将展品自展品集中地分别运回至参展者所在地的运输称作“分运”，还有一种情况是将展品运至下一个展览地，传统上称作“调运”。
不论是去程还是回程运输，都可能出现未运到、途中损坏、丢失等情况，因而，展品运输是一项需要重视并认真做好的工作。
