会展物流系统管理的核心是会展物流供应链的管理，实际上就是把物流和会展活动作为一个统一的过程来管理。总的来说，供应链管理有四个要点：第一，供应链是一个单向的过程。第二，供应链管理是全过程的战略管理。第三，供应链管理必须拆除各个链接之间的壁垒。第四，供应链管理必须有现代信息技术和网络技术的支持。会展物流系统的管理主要包括会展信息系统管理、会展仓储配送中心管理、会展物流进出口管理和会展场馆物流综合管理等内容。
(一)会展物流信息系统管理
信息是知识经济时代可供利用的最重要的资源之一。在物流活动中，对信息技术的合理运用与有效管理是整个物流系统高效运转的前提。因此，会展物流信息系统管理的重要性不言而喻，它是其他各项管理的实施基础，只有结合会展物流的供应链结构，充分利用计算机网络技术，建立专业化程度高、能动性大、操作性强的会展物流信息系统管理模型并付诸实行，才能保证其他各个方面管理的顺利进行。
会展物流的管理信息系统(MIS)是对会展活动进行信息管理的操作平台。该系统一般由会展项目小组、会展现场销售信息统计中心、会展物流情报中心、会展物流调度中心等核心部分组成。会展物流管理信息系统以各部分的办公自动化的实现为前提条件。会展物流信息主要有两大来源，一是外部输入的，即在会展活动举办前由参展商向会展项目小组提供的展品的详细资料；二是内部收集的，即在会展活动现场因参展商和购买者洽谈成功而产生的潜在物流信息，由会展现场销售统计中心负责。两类信息在不同阶段汇集到会展物流情报中心加以综合分类分析，制订好物流方案后以派送任务的形式反映到会展物流调度中心统一指挥控制。当会展仓储配送中心收到物流情报指令后，即按计划组织实施物流活动，并及时将完成情况的信息反馈到会展物流情报中心，进而经由会展项目小组反馈给参展商，以寻求其评价意见及其他要求。在上述的会展物流信息管理系统中，会展物流情报中心和会展物流调度中心是为会展物流而专门设置的机构，而会展项目小组和会展现场销售信息统计中心则兼具其他多项职能，提供物流信息只是其多项职能中的一部分。
(二)会展仓储配送中心管理
从国际会展物流看，在报关出口展品之前，货运代理人需要暂时储存参展商的展品，办理完出口手续，可以由承运人装船或运用其他运输工具运往会展地，再由代理人办理进口手续，在此期间，对于运用不同运输方式的货物，海关处理能力是不同的，所以，此时展品仍然在货运代理人的仓库里，但它是由海关监管的，或者展品被储存在海关的免税仓库里，由货运代理人进行一些手续处理。如果手续结束，但离展会还有一段时间，则展品仍然需要储存，直至展会开始。展会结束后，展品运回过程中，也需要暂时储存。因此，在会展物流系统中，会展仓储配送中心具有极其重要的地位，它是会展物流末端的接点设施，通过有效地组织配货和送货，使各参展商展品的终端配置得以完成。这种终端配置有两大走向：一是部分概念产品向会展场馆的配送。二是少量试用产品向购买者的配送。
仓储配送中心综合了仓库储存与配货送货两大职能，对它的管理，自然也应从仓储管理和配送控制两方面加以实施。
1．仓储管理
要启动并高效地完成会展仓储配送中心的仓库作业，必须做好储备展销产品、雇用专业人员，建立结账方法、存货控制、安全维护等一系列工作。
在编制仓库计划时，首先要确定通过仓库配送的个别产品以及每一个基本存活单位(SKU)的储存数量，同时要制定储存产品到达的时间表，以实现有序的内向流动。由于此项工作耗时比较长，往往需要参展商的配合，提前进行展品的运送。此外，根据仓库作业原理，在仓库内还需依据产品移动安排好积载计划。确定积载计划应以产品流量为标准，一般说来，吞吐量大的产品应该在对它们进行移动时置于距离最短的位置，例如在主通道附近，或在堆存量低的装货架上，这种位置可以使移动距离最短和所需升降的高度最小。
会展仓储配送中心还需要雇用专业的员工并对其进行培训。被雇用来的操作仓库系统的人员包括以下几类：行政人员、监理人员、拣选人员、设备操作人员、搬运人员及杂务工(如维修、抢救等)。通常情况下，在储存产品还没有到达仓储中心以前，全体员工就已经开始到位，被安排承担具体任务的人员应该充分了解其工作的要求，及其在整个系统中发挥的作用。他们可通过各种模拟训练，熟悉仓库系统，了解相关的工作程序，掌握操作经验。
会展仓储配送中心的区域公共性和业务暂时性的特点决定了其经济利益来源于参展商存储商品的仓库租赁费和管理费。在会展活动期间，参展商的不定期、不定量的提货出货必然会带来结账和存货方面的困难。基于这种情况，最经济的方法就是使用计算机进行结账和存货控制。需要注意的是，计算机存货管理必须经常根据实际存货进行检查，以确保收取记录和装运记录的精确性。
仓储管理中的一项重要任务是预防事故的发生，因此，安全与维护工作在仓储管理中处于重要地位。有效的仓库安全规划应该包括不问断地检查工作程序和安全设备，以期在事故发生之前确定和纠正不安全状况。如果仓库地面得不到及时适当的清理，事故就会发生。对于材料搬运设备必须制定相应的预防性维修规划。与生产机器不同，搬运设备大都没有固定位置，属于移动设备，且容易忽视适当的维修保养，因此预防性维修规划中也应包括定期检查仓库应当安装的所有搬运设备。
2．配送控制
会展仓储配送中心对展品的配送控制主要体现在配送技术控制、产品交运控制、产品运输控制和产品装卸控制等方面。
按照会展仓储配送中心的作业流程，收货应当是配送工作的第一道工序，其目的在于确保所收到的展品的数量、质量、时间等与会展组织者收到的参展回执中的相关信息相一致。其实际工作包括准确地清点展品的数量、验货、记账以及将展品转入集存区域储存等。如果会展组织者通过会展物流情报中心和调度中心报送及时配送(JIT)、快捷反应(QR)等计划，那么收货作业的质量就显得非常重要。
订单拣货作业也是配送工作的一项重要内容。将不同种类、不同数量的商品从物流中心取出集中在一起，就是拣货作业。从成本角度分析，拣货成本占物流搬运成本的绝大部分。因此，若要降低物流搬运成本，从拣货作业上着手改进可达事半功倍之效。拣货作业要求用少量的拣货人员，运用合适的拣货方式与手段，及时、准确、快捷地按照参展商对概念展品和试用产品的提货需求从储存区域将产品拣出。拣货作业的过程是：搜集参展商出货信息并对其进行分类、确定拣货方法、规划拣货路径、分派拣货人员、执行拣货、更新库存记录表单。为维护会展仓储配送中心的利益，满足客户需要，对展品的交运，必须加强内部流程的管理，提升配送效率并设法降低物流成本。该作业阶段包括产品集中、分类、指定运送车辆及实际装车、配送及配送途中的跟踪管理等环节。这些工作都需要依托于信息化、自动化的出货系统来完成。该系统全面负责配送交运过程中的车辆调用、设备调用、工具调用和人力资源调用，并具备对外的数据传输、接收和转换功能等。会展仓储配送中心的出货单可以通过计算机网络直接传送至客户计算机系统中，由对方在收到产品后传回确认收货凭证。同时，该系统还应具备配送中数据传输及控制的功能，以跟踪交运产品的动向、控制车辆及车上设备。若在配送途中有意外情况发生，还可通过通信系统重新设定配送模式所需的参数，采取新的配送路径并告知配送人员，以确保配送交运工作的顺利完成。
装卸是随货物运输和保管而附带发生的作业。具体来说，它是指在物流过程中对物品进行装卸货、搬运移送、堆垛拆垛、放置取出、分拣配货等作业。装卸作业的合理化是实现物流活动效率化、顾客服务满意化的重要手段之一，因此，在展品的装卸搬运过程中，可选择以下几条有利于实现装卸合理化的途径：消除无效的装卸，提高搬运灵活性，发展机械化、自动化、集装化等。具体的装卸搬运方式主要有两种：托盘搬运和集装箱货物装载。货物堆积在托盘上，利用叉式升降机迅速移动，易于重新整理成集装方式，便于在运输和保管的连接点上进行装卸作业时间的调整。保管时，则可利用叉式升降机方便地将每一托盘的货物堆积起来。集装箱货物装载方式与托盘方式原理基本相同，只是实现了货物的集装化，它把一定数量的单件货物集装在一个特定的箱子内作为一个运送单元进行一系列运输、保管和装卸。
(三)会展物流进出口管理
由于会展业逐渐呈现出向国际化发展的趋势，因此，在会展物流中，进出口管理比其他任何一种物流更受到重视，特别是对于大多数展品来说，有进口必然有出口，因为展品存在返回物流，这是展品较之其他货物的不同之处。更为重要的是，展品的进出口处理效率将直接影响到会展活动的举行。
随着会展的国际化，国际贸易博览会、出口商品交易会以及其他各式各样的展会都面临着相同的问题，即重复过境问题。因此，若不简化和统一海关对这类商品的稽征手续和临时许可，就会影响到国际贸易和国际交往，而且也对参展商及其展品货运代理人的进出口海关能力提出了很高的要求。
展览会、交易会及其他类似活动中供陈列或使用的货物就是属于临时许可管辖范围内的货物，必须按照1990年在伊斯坦布尔签订的《货物公约》来处理。
会展物品进出口流程主要包括：
◆参展商将自己的展品及有关展品基本信息的清单交给代理人。
◆受托人将清单一式两份，准备报关托运，租船订舱。
◆制作运输单据、出口报关单一式三份。
◆报关。
◆商检及保险。
◆装运。
◆装运通知。
◆运输提单的制作、审核和交纳。
◆运输机构持提单运输。
◆参展商或其代理及时通知会展组织者及当地代理人。
◆展品在展地海关的进口(当地代理或组织者提前将参展商及其展品的有关信息及时通报当地海关，作为备案；展品到达展地后，进入海关监管仓库，准备报关；参展商代理或主办单位办理进口申报手续；参展商、其代理人向当地海关提供担保，提交展品清单；除了免关税的展品外，缴纳关税；海关商检、查验；持提单提货。
◆展会结束后，根据有关规定，大部分的展品及其附属品都是要全部复运出境；对于转为正式进出口的展品，海关根据有关规定办理进口手续，缴纳各项税费和其他费用。
◆组织者或其代理人向海关交验展品核销清单一份。
◆代理人持核销单及出境许可证，自己运返，或者由专业运输机构托运。
◆通知参展商或其国内代理。
◆展品最后运抵参展商所在国，由代理人核销开始时运出展品的记录，若销售部分展品或其附属品的，应缴纳出口税，放行。
从以上流程可以看出，完成一次展品物流，对于海外参展商而言，面临着出口——进口——出口——进口的重复过境，这是非常特殊的进出口流程。在该流程中，货运代理人扮演着十分重要的角色，在与会展相关的物流方面，特别是国际性的展览货运代理公司以其丰富的经验、现代化的管理和技术手段、良好的信用、高效、准确、安全的运输服务，越来越受到参展商的青睐，成为参展商与会展组织者、参展商与交通运输部门问的重要中介。
(四)会展场馆物流综合管理
会展场馆是会展物流的终点之一。在会展活动期问，布展、展览、撤展等环节始终贯穿在物流中，一部分是展品的流动，另一部分则是展览用品的流动。要使会展活动取得圆满成功，必须做好会展现场两部分物流的综合管理工作。
对于会展组织者、参展商及展台搭建人员，会展场馆会相应提前开放，给他们一定的时间做好展览会前的准备工作。在这段有限的时间内，会展物流管理部门需要安排好展品与展览用品的运送和组合。
展览用品的选择要与会展主题及展品的特性相符，通常的做法是采取租赁的方式，到专营展览器械的厂家或公司租用设备并聘请专业技术人员到现场安装。由于有些展览用品和设备在运输时对车型等有特殊要求，会展组织者往往又按照“就近、熟客”原则选择经营展览器械的厂家，所以展览用品的运送一般由厂家派专车完成。
展品的运送则由会展仓储配送中心统一安排完成。对于以无形化展品或小商品为主题的会展活动，如旅游交易会、影视博览会、食品展销会等，参展商可随身携带宣传单、样品等展品，这一环节可以省略。
展览用品和展品运达会展场馆停车场后，要在专业人员的指导下卸货、搬运，由场馆专用的货物通道进入馆内，一部分产品进入场馆内的临时仓库，其他的则按会展组织者事先安排好的分区与总体设计要求安装、搭台、摆设。
会展活动结束后，撤展工作也涉及展览用品和部分展品的物流问题。一般而言，这一阶段的物流是展会开始前准备工作时物流的一个逆向过程，可以按照前期的做法来安排。
