会展物流系统的整体水平直接关系到会展活动的运营效率和参展企业的市场形象，同时它还在相当程度上影响着参展企业的综合竞争力及其对参展的信心。只有通过多方努力，积极建立起具有现代化标志的会展活动物流系统，在会展物资的流通过程中做到“货畅其流、货逢其时、货适其量”，才能保障会展活动的高效运作，从而促进会展活动在良性轨道上的突进。
1．制定相应的会展物流政策
加入世界贸易组织，融人全球经济一体化格局为我国会展经济的腾飞创造了难得的契机，顺应这一发展大势，国家必然要出台一系列保护和优惠政策对这个新的经济增长点进行大力扶植，会展活动的物流政策当属这些优惠政策中的一种。
对于跨国境的会展物资流通，应坚持国家有关政府行政部门主导，并通过各种有效手段进行组织、引导、协调、管理，可采取以下具体的政策措施：在某些口岸会展举办城市，允许国外参展人员实行口岸签证(即落地签证)，或允许过境参展企业的工作人员在一定期限内实行免予签证制，或对特定国家和地区的国际参展人员在一定期限内实行一次签证、多次出入境；公安、边防、海关等部门简化会展物资的证照办理手续，实行一站联检制，创造快捷、便利的验放条件，为会展物资的出入境创造优良环境；在新开辟的国际机场，在一定时期内对特定的外国航空公司允许不对等笆行，以增大会展物资运送的灵活性和自由度。
对于国内各省市之间的会展物资流通，则需在政策上由地方政府主导，广泛进行区域合作，形成稳定、高效、成熟的区际物流网络。
2．规划组织化的物流渠道
组织化渠道是人们按照渠道形成机制加以系统组织所形成的渠道系统，在该系统中，将传统渠道内部关系再造，渠道成员之间通过不同程度的一体化合作而形成稳定的业务关系：这种组织化渠道是适应大市场、大流通的要求而产生的。
会展活动的组织化物流渠道主要有两种类型：公司系统与计划系统。公司系统是指由一家公司控制物流渠道的若干层次甚至整条渠道而形成的渠道系统，在会展物流过程中，扮演这一角色的是专业化物流中介公司，这些公司一般规模较大，兼容了物流过程中必然涉及的各个领域的业务服务，使物流过程中的社会分工转为同一企业集团内部的分工，大大减少了矛盾冲突，增强了协调性。在实际操作时，这些公司是经参展企业和会展组织者的考察，通过竞标方式选择出来的，各方以契约关系为基础，经过长期的合作则形成一条较为固．定的组织化渠道。
计划系统与公司系统并不是在相同层面的并列关系，就会展物流而言，它是一种以会展展览计划为核心，按会展物资的流通方向、预设线路而紧密衔接所形成的渠道系统，计划系统对物流渠道的长短、宽窄等指标都有一定的规定，这些指标的额定数值是在长期的物流运作实践中总结出来的。
因此，规划好组织化的物流渠道，选取最佳的专业中介物流公司作为合作伙伴，并制定好物流计划是构建现代化会展物流体系的重要一环。
3．完善会展物流的配套设施
标准化是现代化的一个显著标志，尤其是中国“人世”以后，各行各业、各方各面都要做到与国际接轨，在会展活动物流的组织与管理方面也是一样，不仅要在物流运转流程、操作方式等“软件”上实现标准化服务，还要在物流配套设施设备等“硬件”的建设方面向国际先进水准看齐。
会展场馆和会展仓储配送中心的建造都应充分考虑到物流因素。具体来说，会展场馆是会展活动的主会场，其物资通道的口径与场馆空间及面积要符合科学的比例，场馆应配备合理大小的停车场和临时仓库；会展仓储配送中心是集中储存和管理参展企业展销产品的场所，内部格局的设置要按照“快捷、便利”的原则进行动态设计，也就是说，随时可以根据会展主题的不同，依据差异性展销产品的特点更新，同时，仓储中心还需配置计算机网络监控室，运用微机开展数据化管理。
4．运用多元化的物流手段
交通运输条件的改善和运输工具的进步将在很大程度上缩短时空距离，扩展物资的空间流通领域：在我国，目前广泛用于物资运输的运输工具主要有货物列车、汽车、船舶、飞机以及民间运输工具等，这些工具有机地组合在一起，形成了多元化的会展物流手段。
货物列车和船舶通常用来运送体积大、吨位重的大型物品，适宜时间条件较为宽松的中远程运输；汽车则是近程小型物资运输的最佳载运工具，随着近几年公路情况的巨大改观和众多物资运送对汽车自身灵活性优势的日益需要，公路运输在物资运输中的比重将越来越大；飞机以其快速、安全的优势在运输业中发挥出重要的作用，由于会展展销产品作为“样本”，数量有限，且对时间条件有较高要求，飞机运输这一物流手段得到众多参展企业的广泛青睐，在会展物流的过程中始终占据着“龙头老大”的地位；民间运输工具包括三轮车、手推车、平板车等多种类型，在小批量短距离运输时可适当采用这些工具，如当会展仓储配送中心到会展现场的空间距离相对较短时，使用民间运输工具既灵活、成本又低，十分划算。
现代化会展活动的物流体系中还应包含多元化物流手段的组合，发挥立体物流方式的合力效应。
5．专业人才培养与物流技术创新
人才是发展的基石，创新是发展的动力：会展活动物流体系的发展水平与专业人才的培养和物流技术的创新息息相关，只有具备一定数量的专业技术人员，并且不断引进全新的物流技术成果在会展物流实践中加以应用，我们所欲构建的会展活动物流体系才能被贴上“现代化”的标签：培养专业人才的路径很多，可以吸收一部分从物资学校或高校物流管理专业毕业的技术操作与管理人员，将其推向会展物流组织管理工作的“前线”参与理论联系实践，还可以定期从岗位上抽调部分有潜力的从业人员返回学校深造，接触前沿的物流技术知识。物流技术主要指物资的运输技术和仓储技术，运输技术的进步有利于物资“位移传送”的“更快、更准、更安全”，先进的仓储技术则提高了储存物品的养护能力，物流技术的创新是时代的要求，也是提高物流效率最直接、效果最好的方式。
