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知识审计

相关词条

知识审计(Knowledge Audit)

知识审计的定义

  知识审计是指对组织当前的知识治理成效、知识环境以及隐性知识和显性知识资源的利用情况的评估。知识审计是系统化的探究、分析、量度和评估企业知识资産的过程。通过开始知识审计,显性知识和隐性知识都可以得到研究。目标是建立一个基线,用来决定这些资産可以怎样的效率和效益被组织使用。当审计完成後,创建的报告可以强调企业知识治理解决方案中的风险和机会。

知识审计的组成部分

  知识审计可能是不同的形式,取决於组织的范围和复杂性。然而,知识审计的基本组成部分包括:

  1.预审计预备:包括後台研究、圆桌讨论等

  2.雇员问卷调查

  3.雇员方案

  4.公司知识资産存货调查

  5.开发知识地图

  • 地图可以用来表示公司知识资産的量度和价值
  • 知识地图可以显示知识如何流动,如何更轻易的标注瓶颈、鸿沟、障碍和不足的位置

知识审计的团队

  知识审计需要由一个审计团队来实施。公司组建的知识审计团队要由不同的专家组成,包括公司战略制定者、财务专家、人力资源专家、知识分析家、知识产权专家和市场营销专家等。由多部门组成的知识审计团队,难免会有不同程度的意见分歧。因此,知识审计团队成立之后,各成员要对审计的原因和目标达成一致。

知识审计的对象

  知识审计的对象包括知识主体(人)、知识客体(即知识本身)与知识环境三个方面。

  1.知识主体人是知识的拥有者,也是知识的接受者

  在这部分,一方面要审计人的知识流程、彼此的关系等内容,另一方面还要熟悉企业各部门的工作内容与目标,以便确定知识需求。需要提及的一点是,这里所说的人不仅指组织内的知识工作者,还包括了客户、供给商等组织价值链上的知识主体。

  2.知识知识有显性知识和隐性知识之分

  显性知识存在于数据库、文档等载体之中,而隐性知识存在于人的头脑中。所以,审计知识时,不仅要审计结构知识(即人走后,留在公司的知识,基本上相当于显性知识),也要审计隐性知识。

  3.知识环境知识环境对知识活动起着推动或阻碍的作用

  知识环境有两个方面:技术环境与组织环境。技术环境主要是指信息技术,也可以理解为IT设施。组织环境包括组织设计和组织文化,组织设计指组织的流程和结构,组织文化间接地反映了知识共享的文化和组织的价值观。

知识审计的流程

  知识审计是动态的、循环的,完整的知识审计过程,一般来说包括三个阶段。

  1.预备阶段

  这个阶段要定义知识审计的目标、识别各种限制条件、制定知识审计的计划、确定知识审计的指标体系。定义审计目标,是为了规范审计的目的、审计的对象和范围,所以目标要尽可能的具体;识别限制条件和制定计划,是为了在知识审计的实施过程中,能有的放矢,并把成本控制在预算之内。限制条件,包括了财务预算上的限制、组织内部基础设施的限制、时间限制等;确定知识审计的指标体系是为知识审计提供比较的基准,前提是要对理想的状态有清楚的熟悉。

  2.实施阶段

  这个阶段,在预备阶段所做工作的基础上,要依据组织的具体情况,选择知识审计方法,实施知识审计。知识审计的实施阶段包括了数据的收集和分析。

  3.完成阶段

  在这个阶段,要整理和评价知识审计完成后得到的数据,形成审计的意见和建议,编写知识审计报告。一般来讲,需要绘制知识地图,描述组织的知识流,找出组织的知识差距。

知识审计的方法步骤

  知识审计是一个新兴的研究领域,还没有成熟的审计方法。目前,比较流行的有AnnHylton博士提出的HyAKAudit方法、Delphi集团的知识审计方法——KM2方法、JayLiebowitz等学者提出的审计方法、DavidSkyrme提出的方法等。

  从现有的知识审计方法看,执行知识审计的要害有四步。

  1.采用问卷调查与访谈相结合的方法进行知识调查。在以上提及的几种审计方法中,无论哪种方法,都强调了知识调查的重要性,而且都采用了问卷调查和访谈两种手段。这是因为大部分的知识以隐性的方式存在,知识本身是以人为中心的,所以,对知识的审计需要从人对知识的理解入手。另外,知识审计本身的要求也决定了知识调查的必要性,只有进行调查,才能揭示隐性知识的分布,了解知识工作者的知识需求。

  分析调查数据。一般可以借助分析工具进行分析。这个阶段,要对调查的数据量化,进行深入的分析,发现问题。

  形成知识审计报告。审计报告一般包括两部分:绘制知识地图、提供建议。知识地图揭示了组织的知识状况、知识流、知识网络等内容,并可以分析组织的知识差距。在审计完成后,也应该对组织知识问题的解决提出合理的建议。

  知识审计方法的选择,取决于组织的具体情况。组织类型、组织知识的组成结构、主体业务、员工构成、审计目标等都是影响知识审计方法选择的因素。即使同一种审计方法,用于不同的组织时,也会有所变化。但无论选择哪种方法,基本上都应该包含以上步骤。

知识审计成功案例

  AtNorthropGrummanAirCombatSystems(ACS)是B2隐形轰炸机的生产商。上世纪90年代末期,由于冷战的结束,美国国防工业面临整顿与小型化,ACS面临着专家经验技能流失的危险。为此,ACS于1999年启动了知识治理项目。项目经理ScottShaffar聘请了Delphi集团来进行知识审计。

  Delphi集团进行知识审计时的核心方法是KM2,从可定制的调查问卷开始。这个问卷由97个问题组成,被设计用来调查员工对于知识和知识共享的态度,在调查过程中识别出可以改进的领域。例如,问卷中会涉及“您认为您和您的团队产生的知识在多大程度上能够得到其他的团队重用?”之类的问题。

  员工在2000年1月和2月期间完成了调查问卷,2000年3月,Delphi集团的咨询师分析了初步的调查结果,选出125名员工,进行面对面的跟踪访谈。调查结果显示,75%的员工认为产品的开发和营销过程中的知识是最重要或比较重要的;员工认为,ACS的员工聪明是最佳实践和经验教训的最主要的来源。大多数(56%)的人,将他们的同事作为知识共享的对象。

  另外还发现,一般的员工每周至少要花费8个小时寻找他们需要的信息,ACS每年为此付出的成本是1.5亿美元。员工认为团队的知识仅有6%可被其他团队重复使用;31%的员工认为,初级员工的主意和想法得不到重视。

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