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工作流管理信息系统

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工作流治理信息系统(Workflow management information system,WMIS)

什么是工作流治理信息系统

     目前一种流行的工作流治理信息系统的解决方案是:电子邮件 + 数据库 = 工作流治理信息系统(WMIS)。

  工作流治理信息系统实际上是利用电子邮件来串联一项工作的不同阶段,各阶段的工作通过相应的电子表格体现出来,这些表格包含完成这些工作所需的信息。每位员工收到表格后,将填写该项工作当前阶段的各个输入选项;当一个表格的各个输入项被填写之后,该表格就以电子邮件形式发送给下一阶段的工作人员;下一阶段的工作人员将会在他们的邮箱中看到自己所负责工作的当前状况, 并且可以选择其中任意一项工作(邮件)展开下一步, 即打开下一步工作应当填写的表格。这样,整个工作流程就表现为一系列电子邮件, 而这些电子邮件中显示和输入的数据都来自数据库。

工作流治理信息系统的特点

  工作流治理信息系统的特点:

  以电子邮件来串联一项工作的不同阶段,把各个阶段的工作以相应的表格来体现。这些表格包含有完成它们的所需要的信息(比如说当前环节的前面各阶段中所完成的工作情况),然后列出它们当前阶段所应当填写的各个输入选项。当一个表格的各个输入完成以后,就被以电子邮件的形式发送给下一阶段的工作人员。下一阶段的工作人员将会在他们的邮箱中看到他们所应作的所有工作的当前完成情况,对其中任意一项工作(邮件),可以通过人工选择或系统自动的方式展开下一步,也就是说打开下一步工作所应当填写的表格。这样,一项协作性的工作,表现为一系列的邮件,一个信息流,邮件流,或者说工作流。

  不仅如此,在这些电子邮件中显示和输入的数据都要来自数据库,这就是说必须把Email 系统和数据库系统集成起来。最新的工作流技术能把数据库技术和基于电子邮件的流程治理技术结合起来,既能在邮件中访问企业的业务数据,又能在数据库软件中生成相关的邮件。

  比如计划人员可以在企业治理信息软件(治理信息系统)中也可以在电子邮件软件如Outlook 中生成采购申请邮件,然后发给有关负责人,负责人收到邮件后,即可在邮件上答复申请,在答复时他还可以超级链接(Hyperlink)到治理信息系统中去察看有关细节。一旦申请邮件被答复,计划人员不仅能在治理信息系统中看到批准状况,也可以在邮件箱中看到答复意见。此外负责人在答复的同时还可以根据申请自动产生一些相关的协同工作,分派给其他的人。

工作流治理信息系统的优点

  工作流治理信息系统的优点:

  (1)降低劳动强度,提高工作效率。

  使用时不需要象在传统数据库应用软件中那样在许多不同的窗口,菜单及对话框中寻找、查询,只需要在一个统一的收件箱中,就可以找到所有尚待完成的各种不同类型的工作。

  这一点对于领导非凡有用,因为领导往往需要审批多种类型的工作文书。打开邮件,所要做的工作就以最合适的形式呈现出来,还可以包括相关信息,假如必要还可以直接调用有关的数据库应用软件进行进一步的查询或统计。

  (2)高度自动化、协作化

  大大减少重复劳动。

  通过邮件传递信息,用数据库存储信息,不再需要人工传递文书,此外前一阶段工作输入的信息可以自动被下一阶段利用。

  (3)无纸化

  利用电子邮件和电子表格可以省去大量的纸质文件。

  (4)安全与保密

  许多电子邮件软件(如Outlook,Lotus Notes)具备数字加密和数字签名功能。 经过数字签名的邮件可以保证其内容的不可更改性,来源的真实性。

  数字签名可以构成一个分级体系,用更为权威的比如组织的数字签名去验证个人的数字签名,也可以实现多重签名,好比章上盖章和多重公章。使用数字签名的文件存储在计算机中,可以随时复制,快捷传递,永不退色。   另外,数字印章还具有时限,也就是说,数字印章本身已经注明了其时限。

  (5)易学易用

  只要会使用电子邮件软件,就能够使用工作流治理信息系统。从而大大减少了培训工作量。这对用户和开发商都有利。同时通过工作流的监控机制,可以发现流程的瓶颈,从而为重新整合企业的业务流程提供依据,使之更为有效。

工作流治理信息系统的应用领域

  工作流治理信息系统的应用领域非常广泛, 包括政府机关(检察院、海关、税务、专利审查、基金治理等)、工厂、保险索赔处理、投资治理、贷款申请等领域,都可以用工作流信息治理系统代替传统的信息治理系统。