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王志伟:向教练学项目管理

生意场 2012-08-14 07:09:58 来源:价值中国

  体育教练有七个特质,值得项目经理好好学习。关于项目,唯一可以确定的就是它的不确定性,这是千真万确的,因为每个项目都是独一无二的。尽管有周密的计划,每个项目都一定会由于各种原因不能按部就班地按计划实施。接受了这样的事实以后,你必须小心的是学习如何管理这种不确定性—这种不确定性,是你必须接受它,才能够将它处理得最好。你不妨从重新定义项目管理入手。

  “项目管理是一门领导人们在不确定的条件下实现目标的艺术。”注意,项目管理是“艺术”,而不是“科学”。处理不确定性没有教条,也没有捷径。但是,和其他艺术一样,你可以运用原则于项目管理上,也可以从专家身上学习项目管理。

  体育教练在每一场比赛中处理不确定性的经验,都是项目经理学习有效管理项目的绝佳榜样。鉴于这一点,作为项目经理的你,可以看看体育教练的七个值得你学习的特质。

  特质一:人尽其才

  你不能消除不确定性,但如果你在合适的岗位上有合适的人,你就可以降低不确定性所带来的影响。这似乎是不言而喻的,但教练们特别重视这一点,将合适的人放在合适的岗位上,而且将他们留在这些岗位上。如果一个队员在一个位置上非常出色,他们会留在这个位置上,随着不断进步,他们可以享受这个岗位中更高的薪水和荣誉。当然教练会尝试去发现潜能,但队员的潜能不可以发挥得使他们离开这些岗位,比如,他们不可能优秀到可以升到教练的水平。

  作为一个项目经理,你肩负着项目成败的责任,所以你必须保证你能将合适的人放在合适的岗位上,包括负责项目管理的岗位。

  随着项目的日益复杂,越来越多的组织将项目行政和协调人员列作“项目专家”或“项目总指挥”,从而使项目经理可以有更宽裕的时间管理和领导项目,专心从事沟通这项极为重要的工作。这种将项目经理转为项目组织者的做法迅速得到广泛的效仿。教练们现在也拥有很多支持人员,包括助理教练、训练师、专项教练等等。

  特质二:充分研究

  虽然不确定性是无法选择的,但这并不意味着教练们在比赛来临时不加准备。相反,他们在比赛前做大量的研究工件,与他们的队员看比赛录像—自己的队伍和对手以前的比赛。他们研究哪里打得好,哪里打得不好,并且需要改进。他们分析其他队伍在不同比赛中如何应对,自己的队员又是如何做的,利用这些信息决定应该练习什么,哪些方面需要整理、提高,应该如何迎战对手等等。

  你也应该从以往项目的教训中,分析哪些做法是有效的,哪些是无效的。同样,虽然你的对手可能不存在(尽管从组织政治的角度看你是存在对手的),你还是需要清楚了解你的利益相关者。这包括你要清楚哪些人会受到最大的冲击,什么人的影响力最大,如何和每个利益相关群体沟通。

  特质三:制定计划

  做了充分的研究之后,教练可以整合利用信息形成比赛的战略方针,设计打法,为队员设定具体的目标。如果目标没有达到,或者队伍没有有效地执行—不管过程中有没有调整计划—他们会在下一场比赛之前分析原因。

  确定目标和战略对于你的项目同样重要。你不仅要考虑功能性目标,还要考虑表现目标,(用测试的术语来说,比如产品表现,团队表现等等)。你应该从功能水平的角度、进度安排方法、团队结构及其他角度,制定如何开展项目的战略。每个项目都不尽相同,“通用”的方法是不可取的。

  特质四:逐步实施

  虽然体育教练制定战略和目标,甚至为具体的某场比赛做了准备,他们并不把整个比赛计划一一列出。这样做会显得很可笑,因为每场比赛都取决于赛场里的发展势态以及比赛中发生的具体情况。种种打法变成了提供多种选择的工具箱。即使计划水平非常高的教练也会根据需要调整战略和目标,保证比赛的胜利。他们会分阶段计划比赛,往往采取定时设计的方式。

  你的项目也必须逐步实施,并不断地修正,利用滚动计划或者重复进程的方法处理无法事先准确预测的问题。通过定时回顾问题出现在哪里,你可以牢牢控制问题发生的范围(前提条件是重复的次数事先已设定,或者你有办法知道什么时候“游戏结束”)。

  你也可以使用“剧本”预演的方法。正如教练准备各种打法以备不时之需一样,你可以将能够形成备选方案的事情列成一个清单,放到你的工具箱里备用。这个清单一般情况下不是项目计划的一部分,但可以作为工作内容的一部分(比如,工作分解结构图中不能再分解的最低层次或最低可交付层次的工作),与这些工作相关的人员可以在适当的时候使用这张清单,做好每个细节。

  特质五:直面变化

  首先,在一个教练的观念中,不确定性是无法选择的。对手、天气、队员的伤病、其他队伍如何应对每场比赛以及其他种种因素,都存在不确定性。每个教练都清楚,虽然事先都有精心的计划,这些不确定因素还是都存在。一个优秀的教练会预料到,由于比赛中,或某段时期中发生的事情,每个计划都将有改变。

  作为项目经理,对待项目你也要有这种思想准备。当然你必须分析风险,但也要保留在必要时改变计划的权力,你甚至需要设定阶段性的停顿,决定计划是否应如期执行。实际上,如果你在项目初始就认识到不确定性的存在,并做好应对计划,一旦不确定的事情发生,你会更加有备而战。

  特质六:善用媒体

  当你了解了教练最需要集中精力做好的事情是计划和沟通时,你就会明白为什么一个教练需要各种各样的管理支持人员。沟通不仅意味着和队员之间以及管理层的沟通,还包括与公众的沟通。因此一个教练不但要懂得如何塑造和领导一支队伍,还要懂得如何与媒体沟通。

  同样,项目经理也需要集中精力做好计划和沟通。虽然不是每个项目都需要和媒体进行沟通,但大多数需要在公开的会议上和一群利益相关者进行沟通。

  清楚这一点,聪明的项目经理就应该学习公关、沟通和演讲技巧。研究表明,对一个项目成功与否的评价往往只是基于沟通的频率与有效性,不管项目是否如期或者在预算内完成。借助有效的沟通与公关关系,你可以减少不确定性带来的影响。

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文章关键字: 企业管理
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