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票据交易档案整理与归档

相关词条

一、票据交易档案的管理、归档原则
票据交易档案的整理、归档原则为:票据交易档案以年度划分、各类票据交易档案按类分别整理归档;票据买入交易档案、票据卖出交易档案和移存档案按业务发生 年度归档,逾期票据催收档案和票据纠纷诉讼档案按业务结清年度归档;票据交易档案以单笔业务或诉讼案件为收集和整理归档单位。
二、票据交易档案整理归档的具体办法
1、票据买入交易纸质档案归档
(1)银行客户经理办理业务之前,分贴现和转贴现业务分别在《批次号登记簿》登记领号,登记簿每年一册。批次号的编写规则为“机构代码”+“业务种类”+“顺序号”。业务种类分为“直”(贴现业务)和“转”(转贴现业务)。其中“转”(转贴现业务)包括:“转XXXX”、“转XXX逆”、“转商XXX”、“转商XXXX逆”,分别对应银行承兑汇票转贴现业务的买断、逆回购和商业承兑汇票转贴现的买断、逆回购。顺序号由“年度+流水号”组成。其中“年度”为公历年度的后2位、“流水号”共4位,贴现和转贴现分别按照年度流水号一次编排。批次号的编写必须完整、准确、唯一。
(2)客户经理整理票据买入交易资料。
(3)档案管理员在买入交易完成后3个工作日内完成管理类资料的归档,并填写《票据交易档案归档保管清册》
(4)各类票据买入交易档案按照要求排列。贴现业务档案按照“先管理类资料再要件类资料”的顺序整理保存在“贴现审查报告”中。转贴现业务档案中的管理类资料保存在“贴现审查报告”文件夹中,跟单资料保存在档案袋中,业务清单另外集中保存。
(5)“贴现审查报告”封面上的各要素必须填写齐全、正确。业务清单上必须标注批次号。
(6)要件类资料的第一页必须注明流水号,跟单资料的流水小号必须与该批次系统业务清单所列示内容一致。
2、票据转卖交易纸质档案的整理归档
(1)银行客户经理所搜集的票据卖出交易中形成的全部资料,在交易完成后的5个工作日内完成归档工作。
(2)档案管理员填写《票据交易档案归档保管清册》。
3、逾期票据催收档案的整理归档
(1)档案管理员在逾期票据催收完成后是5个工作日内完成归档工作,并填写《逾期票据催收档案归档保管清册》。
(2)逾期票据催收档案的归档号编写规则为“结清年度”+“顺序号”。“顺序号”以每笔催收业务结清时间流水编写。
4、票据纠纷诉讼档案的整理归档
(1)档案管理员在票据纠纷诉讼结案后的15个工作日内完成归档工作,并填写《票据纠纷诉讼档案归档保管清册》。
(2)逾期票据纠纷诉讼档案的归档号编写规则为“结清年度”+“顺序号”。“顺序号”以每个诉讼案件结清时间流水编写。
5、综合类档案的整理归档
(1)各相关业务部门在有关业务完成的5个工作日内完成综合类档案的整理并交档案管理员签收、归档。《档案移交签收登记簿》每年一册。
(2)档案管理员对收到的综合类档案归档保管,并填写《综合类档案归档保管清册》。
综合类档案的归档号的编写规则为“文件形成年度”+“顺序号”。顺序号按接收到档案时间流水编写。

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