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采购管理制度内容

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  采购管理的主要制度有采购领导制度、经济责任制度、监督制度和民主管理制度。

  1、采购领导制度

  采购领导制度,即采购决策制度,按采购什么、采购多少,什么时候采购等决策权属于哪一级来划分领导制度。具体有三种:

  (1)集中制

  采购的决策权集中于总公司,其他分公司或分厂无权采购,适用于小企业或分公司(分厂)较集中的企业采用,集中制的特点是:① 采购数量大,能享受数量折扣,降低进价;② 集中采购,统筹安排,可节约大量人力、物力、财力;③ 目前一些连锁店大都采用这种决策制度,例如日本的八佰伴集团就曾采用这种决策制度。

  (2)分散制

  将采购的决策权分散于各个分公司或分厂。一般大规模企业,且分公司(分厂)分散在各地,企业的各分公司(分厂)所需的物资差异较大时,企业常采用这种领导制度,采用这种领导制度能充分调动分公司(分厂)的积极性,减少了内部物资的调拨手续,但不利于采购资金的统一管理,浪费人力、物力、财力,无法享受价格优惠,使进价较高。

  (3)混合制

  若企业的分公司(分厂)的所需的物品相同,且采购金额较大时,由总公司统一采购,对于各分公司间有差异的、金额较小的、临时性采购的物品由分公司自行采购。这样,一方面能使采购资金较合理地统一管理,又能调动各分公司的积极性,及时满足经营的需要。

  2、经济责任制度

  经济责任制是按照客观经济规律的要求,以提高经济效益及服务质量为目标,科学地确定相关部门、人员经济职责、利益权力的一项管理制度。明确经济责任制,有利于维护采购队伍的良好的工作秩序,提高工作效率,讲究经济核算,从而提高经济效益。采购部门的经济责任制度通常有以下几方面:

  (1)岗位责任制

  岗位责任制是采购制度的中心环节。建立与健全采购岗位责任制,能做到采购部门人人有职责,事事有人管,目标清楚,责任明确,工作有条不紊,加强职工责任感,调动工作积极性,发挥其聪明才智;可以堵塞工作漏洞,保证采购工作的良好秩序。

  虽然不同类型的企业采购,岗位责任制不尽相同,但一般采购部门内设有不同的岗位,不同岗位确定有不同的职责。结合采购工作的实际,我们认为采购部门的人员应承担的职责有:

  采购主管和计划人员的职责是:① 制定采购计划;② 制定和修订采购制度;③ 统筹安排采购资金;④ 监督和考评采购人员,并指导其工作;⑤ 合同的审议和管理;⑥ 决策购进业务活动,以提高经济效益;⑦ 组织领导采购人员搜集市场信息,预测可供货源及其趋势,为企业主管领导当好参谋;⑧ 指导采购人员与供应商搞好关系。 一般采购人员的职责是:① 货源、价格、服务等市场调查;② 与供应商谈判,确定有关事项,如价格、质量、交货期及结算条件等;③ 催货;④ 处理退货、索赔;⑤ 发票的核对与付款;⑥ 办理物品入库手续;⑦ 与供应商建立良好关系;⑧ 搜集调拨信息,预测可供资源及其趋势,供领导决策参考;⑨ 节省购进费用支出,提高企业经济效益。

  (2)采购费用承包制

  这是采购部门加强经济核算的一种形式,在实际工作中,许多企业的采购费用大大超过正常的费用水平,造成采购环节经济效益低下,从而也影响了整个企业经济效益的提高。因此,用制度的形式来控制采购费用的开支水平显得尤为重要。

  采购费用承包制是将采购费用指标落实到每一个岗位、每一个采购人员身上,只允许其在规定的费用标准内开支费用,从而控制采购费用支出。 实际操作过程中,可以用相对数来控制,如规定采购每吨商品的费用额或每百元商品的费用额等。也可以用绝对数来控制,如规定采购部门在按要求完成采购任务的前提下,每月的采购总费用水平,对于超支的部门由采购部门、采购员自己承担;对于节支的部分可由采购部门、采购人员自行分配,以激发其工作责任感。

  3、奖惩制度

  为了调动广大采购人员的工作积极性,充分发挥他们的聪明才智、努力干好本职工作,企业应该建立与健全各种形式的奖惩制度以真正体现“干多干少不一样,干好干坏不一样,干与不干不一样,干轻干重不一样”的分配精神。对于一些成绩突出、工作勤奋踏实的采购人员应给予适当的奖励;对于那些工作散漫、绩效较差,甚至给企业带来经济损失的采购人员应进行必要的惩罚,甚至清除出采购队伍。

  在建立奖惩制度时应注意两点:一是把握好“刺激度”,即拉开档次,不搞平均主义,要奖得高,罚得重,使奖惩措施真正起到激励的作用。另一方面要注意多种奖惩方法相结合,根据心理学理论,人的需求是多方面的,物质奖励只能满足职工物质方面的需要,过分强调物质刺激,会产生“一切向钱看”的错误观念,其作用必然有限。我们提倡物质奖励与其他奖励形式的配合,如精神鼓励(评先进、表扬、提干等)。对于惩罚来讲也是如此,可以罚款,亦可行政处分,甚至开除公职,这样奖惩制度才真正有效。

  4、监督制度

  贯彻采购制度必须坚持严格监督与考核,没有严格的监督,采购制度就会流于形式,严格的监督是以科学考核依据为基础的。在实际工作中监督的方法包括三种:一是由采购负责人对各部门组织和职工个人执行情况进行纵向检查;二是组织有关部门的负责人进行横向联合检查;三是个人自查。

  在制定监督制度时,要注意把握两个方面:一是对权力的使用和监督,检查是否有滥用职权、借采购之机以权谋私的现象;二是对应负责任的监督与检查,检查责任是否落实到每个单位、每个人,或是否有职责不清、相互推诿的现象。

  5、民主管理制度

  实现民主管理制度是现代企业的重要趋势,国有企业的性质决定了民主管理是一项基本制度。采购部门同样应强调民主管理。实行民主管理,可以较好地把民主与集中结合起来,调动职工的积极性;可以集中广大采购人员的智慧,集思广益,共商大计;可以密切干群关系,克服官僚主义、瞎指挥;也可以有利于解决采购部门内部的矛盾与争端,促进采购部门的安定团结。

  实施民主管理制度,要求企业一方面在采购部门内部提倡民主的作风,一些重大的采购决策不能只是采购负责人一人说了算,要动员大家讨论,每个采购员天天与供应商打交道,熟悉市场行情,充分利用他们的智慧,能提高采购决策的准确性;另一方面,也应广泛征求企业其他部门的意见,采纳他的合理化建议,特别是销售部门、市场开发部门意见,因为他们每天与客户打交道,了解消费者的需要,了解市场变化趋势,听取他们的合理化建议,往往能确保采购的商品适销对路,满足消费者需求,从而提高企业的经济效益和社会效益。 建立和健全采购管理制度是搞好采购工作、保证采购部门良性运转的基础性工作,是一个长期的过程,各种制度 需要不断地完善,以体现其科学性。我们同样强调各种采购制度之间的协调、各种制度互相配合,共同构建成企业采购制度体系。这样的规章制度才能真正发挥其效用。


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