生意经

什么是公关公文^[1]

　　公文是公关活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家机构、社会团体和企事业单位提供所需的信息。

　　一般来说，公关部门在执行对内对外联系的时候，主要通过公关公文进行。 这些文字媒介常常反映着组织的政策和形象， 是组织的一张“脸面”。

公关公文的种类^[1]

　　公关公文包括的种类繁多， 其中的公关简报、信函、介绍信、请柬、祝词等最为常用。

　　一、公关简报

　　简报，它是各种组织在公关活动中，用以反映情况、交流经验的一种简明扼要、 及时迅速又带有报道性的汇报文件。 简报的含义较为广泛，它近似新闻报道，但又不同于新闻报道。它是一种内部刊物，只限于组织内部传播，一般是定期出版。其内容不局限于组织内部，还登载与本组织活动有关的，来源于其他方面的文稿、摘录和改编的材料。组织的领导层和各职能部门通过公关简报这个窗口，可了解形势，交流信息。

　　(1)简报的种类。简报的种类很多，就其内容而言，大致可分为综合简报、专题简报、会议简报三类。综合简报主要是反映日常业务中各方面的工作情况，它是一种长期编发的定期或不定期的剪报。专题简报是围绕某一中心工作编发的。会议简报是反映会议进程中的各种重要情况，如大会报告、会后反映、会内外花絮等内容。后两类简报是一种阶段性的简报，一般讲，专题工作告一段落或会议结束，简报也就停办了，其时效性非常强。

　　(2)简报的一般格式。简报的书写格式，一般包括报头、正文、报尾三个部分。

　　报头在第一页的上方，写有简报的名称、期数序号、编制者、编写时间。 综合简报内容较多， 所以在报头下，还应有所载各篇文章的目录。在报头的右上方，有的还需注明保密等级。

　　正文按各篇文章的重要性排次序。报头与正文之间用一横线隔开。

　　报尾在简报最后一页下方，写有分发单位、引发份数，注明主送单位或个人姓名。报尾与正文之间也要用一横线隔开。

　　简报格式如下：

　　内部交流
　　注意保存
　　　　　　　　　　　XX公司公关简报

　　　　　　　　　　　　　(第X期)

　　XX公司[[公关部]]　　　　　　　　　　　　　　　　XX年X月X日 

　　　　　　　　　　　　　目　录

　　一、XXXXX

　　二、XXXXXXXXXX

　　三、XXXX

　　(标题)X X X X X X

　　(正文)XXXXXXXXXXXXXXX……
 

　　报：XXX、XXX 　　　　　　　　　　　　(共印XX份)

　　送：XXX、XXX

　　发：XXX、XX

　　　　　打印： XXX　　　　校对：XX　　　X年X月X日

　　注：“目录”只有在综合性简报中才用。

　　(3)编写简报的要求。

　　①精，指选材要精。要选择那些与上级的方针政策密切相关或涉及部门工作的，最能说明问题和表达观点的重要情况或典型经验上简报。有些情况虽然暂时看并不重要，但它带有某种倾向性的苗头或经验的雏形，发展下去有可能成为重大问题或重要经验，这些也应该通过简报加以反映。

　　②准，指材料要准。简报主要是供领导掌握情况，并作为领导决策和指挥的依据之一，所以材料一定要准确，真是可靠。公关人员要尽量亲自下去调查，从时间、地点、参加人员到事情发生的来龙去脉、前因后果， 特别是所引用的重要数据、关键性的文字、对话， 都要准确核实。 另外， 反映的情况一定要实事求是，切忌弄虚作假，只报喜不报忧。这样，简报反映的情况才具有价值。

　　③快，快是简报的一大特点。简报是服务于现实的，它能否发挥作用或发挥作用的大小、快慢是一个重要因素。因此，公关人员要眼明手快，善于发现问题，在问题或情况刚刚处于萌发状态时，就能及时反映在简报上，以利于领导采取相应的对策和措施。

　　④新，指内容要新。 应解释反映新情况、 新问题、新经验、新趋势，能给人以启发和借鉴。一般说，领导希望从简报上能看到与组织有关的新动态，发现新问题，总结带有普遍意义的新经验，并据此做出新的决策和指示，以开拓新的工作领域，推动工作向纵深发展。

　　⑤简，指文字简洁、精炼。 简报就是要简明扼要， 简报是“千字文”，一般在千字上下，最多不超过二千字。要体现这一特点，写法上要开门见山，直截了当，实实在在，不说虚话和空话。

　　二、公关信函

　　信函是各种组织之间在公务活动中处理大小公务的专用信件的总称。它的使用范围很广泛，既可以用于上下级之间，也可以用于平行的不相隶属的部门单位之间。

　　1.信函的分类

　　信函在日常公关活动中，从其格式和内容看，可分为公函和便函两类。

　　公函，是指具有较完整的公文格式的信函，内容也较多为正式的公务事项，使用公函显得较郑重、正规。

　　便函，是一种没有完整公文格式的信函，它是公关人员处理一般事务用的简便函件，与私人信件相似，可用组织信笺缮写，不编列发文字号，无标题，但必须加盖机关单位印章。它不属于正式公文。

　　2.公函的用途及写作要求

　　公函按其用途性质的不同，可以有以下几种：

　　(1)商洽信函。用于单位和部门之间商量和接洽工作，这种公函多半是主动发出的，即要求对方给予协助。商洽信函正文一般包括两个部分：①商洽原由。写清为什么要提出商洽，即发函的原由。②商洽事项。这部分是主体，须写清所要商洽的具体事项，特别要写清对对方的要求。如果所提要求包括几方面内容，应分条写出，以便对方考虑。

　　(2)询问信函。用于向对方询问问题或提出对某一事项的处理办法以征询意见，要求对方予以答复。询问性函正文也包括两部分：①为说明询问的目的或原因的“原由”部分。这部分有时也叙述有关情况，以便让对方了解提出询问的背景。②询问内容部分。这是主要部分，要像出“试题”那样写得明确、具体、不发生歧义，使对方一看即懂，可依次作答。

　　(3)答复信函。用于答复对方所询问的问题。有时下级组织向上级组织请示一般性问题，上级也可以用“函”予以答复。答复信函正文一般包括三部分：①说明对方来函已收到，可以写明收到日期。②简要复述对方所询问问题或者所提要求，然后用“经……研究，答复如下”过渡到下文。③答复内容。这是主体，也要写得具体明确而又简要，使对方一看就明白。如果所询问的问题分条列出，答复时也要分条依次作答。

　　(4)委托信函。用于委托有关组织代办某一事项。这种信函正文一般包括：①原由部分。这部分既要写清委托的目的，又要写清所委托代办或代查事项的基本情况。②委托事项部分。这部分是主体，特别要写清托办或托查的要求。如果所托事项有时间限制、质量要求和数量指标，也要具体写明，以便对方在时限内按质按量办妥查清。有时在结尾可写上“以上事项希大力协助查清(或办理)，请尽快见复”。

　　(5)告知信函。用于向有关组织告知某种情况或某一事项，如告知涉及对方利益的某事已发生，以期引起对方的注意，或在受托代办事项办理完后告知代办情况。告知性函的中心内容是告知情况或事项，要围绕告知的情况或事项写清楚有关内容。

　　例如：

　　XXX饭店预订处经理：

　　请在2001年2月16日至18日保留贵饭店最大的三间一单元客房一套。上星期看过你们的优良设施以后，我们公司的总经理决定把贵饭店作为今年我公司经理会议的会址。

　　我们要求在一间客厅内布置可供15人用的“U”形会议桌，还有一间作为非正式会议用的活动室。 

　　这个预订的早日确定，将是令人感激的事。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　(签名)

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2001年元月15日

　　这篇例文，在语句和措词上讲究礼貌、得体，给予对方充分的信任和尊重，同时又明确提出要求，达到了沟通的效果。

　　三、介绍信

　　介绍信，使介绍本单位派出人员前往有关部门商洽事情、联系工作或参观学习、出席会议所写的一种专用书信。

　　1.介绍信应包括的内容

　　(1)对方部门或个人的称谓。

　　(2)被介绍者的姓名、职务(也可以再多写政治面貌何年龄)，如被介绍者不只一人时，还要注明人数。

　　(3)需要商洽联系的事项以及希望与要求。

　　(4)签发介绍信的单位、发信日期。

　　(5)介绍信的有效期限。

　　2.介绍信的种类和格式

　　介绍信有书信式和印刷式。前者直接用本单位的公用笺书写，格式与一般书信大体相同；后者事先根据一定的格式印好，故也叫填表介绍信。

　　(1)书信式介绍信：

　　市计委工业处：

　　现有我公司XXX同志(公司副经理)前往你处联系XXXXXX事宜，请接洽

　　此致
　　　　　　敬礼

　　　　　　　　 　　　　　　　　XXX市物资公司(盖章)

　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　年　月　日 

　　(2)印刷式介绍信：(二联式，留存根)

　　　　　　　　　　　　　介绍信

　　兹介绍　　　等　　　位同志前往联系　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　月　日

(有效期： 天)

　　 ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 　介字第┄┄┄┄┄号┄┄┄┄┄┄┄┄

　　　　　　　　　　　　　XXX公司介绍信

　　─────── 

　　兹介绍　　等　位同志前往您处联系

　　　　请接洽

　　　　此致
敬礼
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XXX公司(盖章)

(有效期： 天)　　　　　　　　　　　　　年　月　日
 

　　3.写介绍信应注意的问题

　　(1)书写要清晰、工整，不允许涂改。

　　(2)要填写持介绍信人的真实姓名、身份。

　　(3)对方单位及署名要写全称，不要简写。

　　(4)商洽事项要写得简练、明确，使对方清楚。

　　(5)一份介绍信只能填写一个单位。

　　四、柬帖

　　柬帖，又叫请柬、请帖，它是邀请客人的通知，属于礼仪类书信的一种。在公关活动中，有些规格较高的会议、宴会或活动，通常都要使用请柬，这既是出于礼貌，亦能对客人起提醒备忘的作用。

　　1.柬帖的一般写作格式

　　(1)封面写明“请柬”两字。如没封面，则要在书写用纸上端写明“请柬”。

　　(2)顶格一般写上备邀请者的名称。在被邀请对象较多的情况下，可以不写被邀请者姓名称谓，以便有更大的灵活性。

　　(3)正文写邀请的目的，活动的内容，时间、地点以及应注意的一些问题。

　　(4)请柬的末尾，一般应写上 “敬请光临指导” 之类的礼貌用语，也可以写“此致敬礼”。最后在右下方签上邀请单位的名称(要全称)或邀请者的姓名以及发出请柬的时间。

　　2.柬帖的写作和使用要注意的事项

　　(1)要把举行活动的内容、时间、地点写清楚。如果需要使用入场券，则应附上。如果需要被邀请人在活动中讲话，可以在请柬中告诉他讲什么内容，讲多长时间。如果活动地点是较偏僻的，则应注明具体地点、交通线路。如果是排定座(席)次的，还应注明座(席)次或排号。

　　(2)请柬的文字要简洁明了，语言诚恳、热情、亲切、庄重。

　　(3)在款式和装帧设计上，要注意其艺术性。目前市场上出售的请柬，印刷精美，格式固定，只需将正文中的某些内容填入则可。但应特别注意的是，在填完请柬之后，一定要仔细核对，以免有误。

　　　　　　　　　　　　　　请柬

　　定于2000年9月10日上午9时30分，在我校大礼堂举行北京物资学院建校15周年庆祝大会暨教师节庆祝大会。敬请光临

　　　　　　　　　　　　　北京物资学院　2000.9.5

　　　　　　　　　　　　恭请

XX同志(先生、小姐)

　　本公司在团结湖大街28号的新址已落成。定于本月X日正式开张营业，是日中午11：30 时在五洲大酒店举行宴会以示庆祝，敬请光临！

　　　　　　　　　　　　　XXX公司总经理(签字)　年 月 日 

　　五、祝词

　　祝词是一种在喜庆场合用以对人对事业祝贺的文体。祝词依据其祝颂对象、场合的不同，大体上可分为事业祝词，寿诞祝词和祝酒词。事业祝词时较常用的一种祝词，多见于祝贺会议开幕、剪彩、工程竣工、新的一年开始以及某社团、机构、报刊创办纪念日等。寿诞祝词的对象主要是老年人。在招待宾客的宴会上，宴会伊始，主人和客人都要致祝酒词。

　　1.祝词的一般结构

　　(1)标题。 祝词的标题写在正文的上方， 如果是祝酒词，可写“XXX的祝酒词”；如是祝寿词，可写“给XXX的祝寿词”；如是祝贺事业有成，可写“给XXX的祝词”或“在XXX典礼(会)上的祝词。”

　　(2)正文。可分几个段落写。其内容一般包括：问候或祝贺，介绍有关情况和表明某种态度。祝事业成功的祝词，一般要有说明某项事业的重要意义和希望能够顺利取得成功的内容。祝寿词的内容，一般要写希望健康、长寿、幸福，并赞颂祝贺对象的身份和功绩。

　　(3)称呼。要顶格写，称呼要视祝贺对象的身份而定。

　　(4)结束语。主要是写庄重、热烈的祝贺语。文末署名及年、月、日。如是祝酒词，则不必署名，而以劝酒词作为结束语。

　　2.祝词写作时要注意的问题

　　(1)遣词造句要准确、严谨。

　　(2)语言要庄重、热烈，切忌用不伦不类的词句，以免伤害被祝贺者的感情。

　　附录

　　中国大酒店公关部致宾客的一封信

亲爱的宾客：

　　欢迎阁下光临中国大酒店！

　　广州不仅有中国“南天门”之称，亦被誉为美食者的天堂。中国大酒店的多个餐厅，提供各式各样的中西美食，无论驰名中外的地道广州菜，还是正宗欧美佳肴，皆应有尽有，名副其实是“食在中国”。

　　敝店力求让宾客尝遍世界风味。二楼“丽廊餐厅”正在举行“美国食品双周”，“牛扒阁”为您备有最佳美式牛扒，具有鲜美、嫩滑之特色，配以烤马铃薯、香甜玉蜀黍，十足之美国口味，更有青翠诱人之沙律及各色香醇加州美酒，任君选择。

　　若阁下嗜好汉堡包，请不要错过“丽廊餐厅”及“逸致轩”推出的格式口味，从夏威夷式至纽约式，款式繁多，味道纯正，必有一款合您心意。阁下光临敝店，恰逢“美国食品双周”，愿与您畅游美食世界。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　公关部经理：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XXXX　谨上

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XX年X月X日

参考文献