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人力资源审计

相关词条

人力资源审计(Human Resource Audit,HRA)

什么是人力资源审计

  关于人力资源审计的名称,目前主要有三种叫法:人力资源审计、人力资本审计和智力资本审计,与此相对应的形成了不同的解释。

  人力资源审计的几种定义:

  1、所谓人力资源审计,是指国家、社会或企业内部审计人员,对企业组织人力资源的使用及其会计核算进行监督、评价,以促进企业提高人力资源治理水平的一种经济监督活动。刘智勇(2002)

  2、所谓人力资源审计是指审计机构运用专门的方法,对被审计单位人力资源的开发、利用和治理以及企业人力资源信息的公允性、真实性进行监督、评价,以促进企业人力资源运营向着低成本、高效率方向发展的一种活动。魏顺泽(2002)

  3、所谓人力资本审计,是指审计单位运用专门的方法,对被审计单位的人力资本的配置、投资效益以及人力资本会计核算进行监督、评价,以促进企事业单位的人力资本运营向着低成本、高效率方向发展的一种经济活动。左仁淑等(1999)

  4、智力资本就是使企业得以运行的所有无形资产的总称。由此可见,智力资本审计包括人力资源审计。上述不同的说法及解释,一方面反映了人力资源审计的研究正处于探索阶段,另一方面也说明了学者们对人力资源审计的关注和重视。笔者赞同采用人力资源审计的说法,因为该种说法的涵盖面比其它说法更广,而人力资源治理审计则是人力资源审计的一个组成部分。郭群(2000)

  人力资源审计是知识经济时代呈现的又一大特征。人力资源是一个企业、一个国家的重要资源。人力资源的开发和利用,直接影响着国家的强弱和企业的成败。人力资源是可再生资源,对它的投入最为合算。据西方有关机构研究表明,员工教育投资1元所获得的效益高于投资2元新设备。知识经济的内涵,就是人力资源的经济。知识经济时代,在人力资源的开发和利用中出现了许多新问题,如:企业家资源如何计价,人力资源如何参与利润分配等,都是摆在人力资源治理、人力资源会计、人力资源审计面前的新课题,非凡是对审计监督提出了新的挑战。作为经济监督骨干力量的审计,加强对人力资源治理和使用的审计监督,加强对人力资源的计价、参与分配等方面的审计监督,以保证人力资源核算与治理的真实性、正确性和公允性,是其义不容辞的职责,也是审计在知识经济时代呈现的又一新特征。

人力资源审计的发展历程

  人力资源审计的早期形式为人事审计(personnel audit)。Geneva将人事审计定义为对人事政策、程序和实践的分析和评价,其目的是评价企业人事治理的效果。审计程序包括收集和整理信息、分析和解释数据、评价数据和根据分析结果采取行动。早期的人力资源审计着重描述人力资源信息,检查治理过程的合法合规性。

  随着程序、制度等作用的下降、治理文化的兴起以及企业对绩效目标的重视,人事治理开始向人力资源治理转变。在人事审计强调人事活动和程序合法合规性的基础上,人力资源审计开始着重审查人力资源活动的经济性、效率性、效果性及其对实现绩效目标的影响。美国国防部审计处(the Defense Control Audit Agency,DCAA)1997年进行的人力资源质量评估,实质上是人事审计向人力资源审计转变的典型案例。人力资源质量评估在关注具体的人事活动和数据的同时,开始寻求对企业目标的实现程度进行分析。

  随着战略人力资源治理和人力资本理论的发展,人力资源审计开始朝着促进企业战略的实施和人力资本投资等方面拓展。这一阶段人力资源审计的一个重要特征,就是更加强调人力资源治理的目的性,而具体审计形式则趋向于多样化,诸如战略人力资源审计、能力审计、生产技术预备审计、顾客满足度审计和人力资源治理合法性审计之类的多种审计形式在实践中得到广泛应用,大量的问卷调查表、平衡计分卡工具、定量和定性绩效指标、数据包分析技术等也得到开发和应用。

人力资源审计的职能

  人力资源治理审计主要有以下职能:

  ⑴对企业人力资源治理活动是否符合国家的法律法规进行监督;

  ⑵对企业人力资源的会计核算进行监督和评价;

  ⑶对企业与人力资源治理有关的内部控制制度进行评价;

  ⑷对企业人力资源治理的经济性、效率性和收益性进行评价;

  ⑸对企业当前人力资源所必须具备的知识和技能进行评估;⑹对企业治理者人力资源保值增值责任的履行情况进行评价。

人力资源审计的应用模式

  按照人力资源审计的概念框架所界定的受托责任主体和审计评判标准来划分,国外现有的人力资源审计大致可以分为合法性审计、制度审计、价值导向审计和绩效审计四种。

  1.合法性审计

  合法性审计关注的焦点是企业是否遵循了相关的劳动法律法规。合法性审计产生的直接动因在于雇佣关系中的法律风险。日益复杂的法律条文和不断变化的环境,使得企业经营者在人力资源治理实践中,不得不考虑如何最大限度地避免因人力资源治理不当而产生高昂的法律诉讼成本和由此可能导致的诉讼损失等问题。由于这种审计总会或多或少地涉及企业的商业秘密,包括可能已经存在的违法事实,因此这种审计往往由具备胜任能力的外部审计人员承担。合法性审计的一般程序是,将人力资源治理划分为若干方面,如人力资源政策、人力资源档案文件治理、人力资源治理的具体程序和活动等;采用文件查阅、现场观测、调查访谈等审计技术和方法,对照现行法律法规的要求进行对比分析,评价企业人力资源治理活动的合法性,识别可能引起法律诉讼的风险因素;针对违反有关法律法规或可能引起法律诉讼的制度和程序,提出改进意见和建议,最终形成企业人力资源治理实践的合法性评价报告。

  在审计内容上,合法性审计涵盖法律法规对企业雇佣关系的所有规定。Higgins认为,审计人员应当审查公司的政策、实践以及相关的雇员招聘、使用、培训、辞退和后续治理等活动是否公平、合法。再如Spognardi指出,合法性审计应当关注的问题包括雇员操作手册、雇佣和惩罚政策、招聘和选拔程序、薪酬政策和实践、工作说明、绩效评价、规章和雇佣关系的解除等。

  2.制度审计

  这种人力资源审计首先按照一定的程序确定需要评价的人力资源治理问题。在服务复杂性、企业内外部劳动力市场发展变化等因素一定的情况下,企业的人力资源治理实践可以细分为不同方面来进行审计,如可以着眼于整个服务,也可以从其中的任何子集来考虑人力资源问题;对人力资源的利用,可以从雇主也可以从雇员的角度考虑。一般按照人力资源职能理论将人力资源治理划分为人力资源计划、招募与配置、培训、绩效治理、薪酬与激励、人力资源信息系统等方面。

  在审计领域划定以后,人力资源制度审计主要关注以下问题:企业是否有根据目标设定的内部控制制度?对这些制度遵循得如何?是否制定了适当的人力资源政策?这些政策的实施结果是否达到了目标?典型的制度审计程序为:识别内部控制制度参数和治理目标;检查现行制度,并确定相关控制目标;确定能够实现控制目标的期望控制制度;将现行制度与期望制度进行比较;对控制制度进行测试;在对审计证据进行分析综合的基础上,就控制制度是否为有效控制提供了制度保障以及在实际中是否得到了遵守等做出评价。

  制度审计的目标是确定企业是否建立了能够确保人力资源得到经济、有效利用的内部控制制度,检查这类制度的实施状况,并针对不足之处提出改进意见和建议。人力资源治理制度审计的隐含假设是存在最佳治理实践,假如依照最佳治理实践确定的制度或公认治理原则能够有效地付诸实施,人力资源治理职能就有可能经济、高效地发挥作用。因此,Collins认为,有助于实现绩效目标的治理原则包括公平对待雇员,经济、有效地治理雇员,把握全面、可靠的雇员绩效信息,识别未能实现预期绩效的雇员和根据绩效进行适当的激励。

  3.绩效审计

  绩效审计是指通过定量或定性分析,审查和评价企业人力资源治理活动的绩效,并提出改进意见或建议,以促进人力资源治理和企业绩效改善的审计过程。绩效审计关注的焦点,就是人力资源治理在企业运营中的地位和作用。人力资源治理在企业内部(为其他部门提供服务)和企业整体两个层面上发挥作用。前一层面上的绩效评价即将人力资源治理部门作为一个生产服务单位,考察其为服务对象(顾客)提供人力资源治理服务的经济性、效率性和效果性,相关审计评价方式是顾客满足度审计。在考察人力资源治理对企业总体绩效的作用和影响时,往往进行人力资源治理功能审计。

  人力资源治理功能审计主要关注相关程序是否得到充分运用,是否正确地发挥了作用,也就是检查目标和程序之间的关系是否合理,是否呈现最佳的成本效益关系。其审计步骤为:首先,对人力资源治理领域进行划分,并设定适当的绩效指标。其次,获取被审计单位的绩效数据,通过将绩效数据与同类企业、历史或行业的平均水平等基准进行比较,来判定企业绩效治理的薄弱环节,并提出改进意见和建议。

  由于很难全面获得有关企业人力资源治理绩效的量化信息,而且很难定量分析人力资源治理活动对企业绩效的贡献程度,因此通常采用一种依靠定性分析、将顾客的主观评价与定量分析相结合的顾客满足度审计方法。这种审计方法强调人力资源治理部门对企业其他部门的服务作用,从投人、产出和满足顾客需要等角度评价企业人力资源治理的绩效。其基本理念是,所有人力资源治理活动都能够被理解为投入、产出和顾客三者相互作用的过程,强调顾客对人力资源治理绩效评价的参与。

  4.价值导向审计

  价值导向审计的基本指导思想是,人力资源治理是为企业的特定价值目标服务的,通过将人力资源治理的期望结果与实际情况进行比较,可以得出企业人力资源治理的薄弱环节,从而有针对性地制定改进计划。这种审计的一般程序为:首先,识别并确定企业的标价值及其期望状态,可以同时或顺次确定企业人力资源治理各专项内容的期望状态。其次,通过一定的技术方法,如生产技术预备审计中的技能和知识应用矩阵,对比分析企业现状与未来期望的差距。最后,根据差距分析,制定未来行动计划。这种审计的具体形式有生产技术预备审计、企业能力审计、战略贡献审计等。

人力资源审计的目标

  1.对人力资源流程有个全面的理解;

  2.评价人力资源流程和相关内部控制的效果和效率;

  3.对支持人力资源流程的信息系统的可靠性和质量进行评价。

人力资源审计的分类

  人力资源审计,一般从审计者的不同,分为内部审计和外部审计两类。相应的,人力资源审计的要素也因为内部审计与外部审计的不同而各有侧重点。

  人力资源的内部审计,其主要关注点在执行的结果与执行的过程,目的是要保证公司政策制度的规定与员工的获得一致,审计的侧重点是在于做得怎么样。因此,内部审计的要素可以包括人力资源治理的全部职能,一般有人力资源政策与环境的适合度、人员任用、薪酬激励、绩效考核、员工培训与发展、治理者继续计划、人力资源信息运用、人力资源部门的专业程度等重点要素。当然也可就某一项职能做非凡审计,内部审计,既可由人力资源部门完成,也可采用治理者/事业部自我检查的方式,因而,工作量比较小,对涉及的范围、深度要求相对较低,可以定期举行。

  人力资源的外部审计,往往关注整个人力资源体系对公司发展的支持程度,目的是保证人力资源体系始终能在为公司达成战略目标作出贡献,能够真正在帮助为公司赢得竞争优势方面发挥作用。因此,外部审计的要素一般会从治理审计角度出发,选择合适的审计的要素。首先要考虑的外部竞争情况,在行业内选择一个竞争对手公司作为审计标杆,在条件答应的情况下,可以考虑以行业内优秀企业综合选择形成标杆。通过各项指标对比,比较人力资源体系在公司竞争中的贡献程度。其次审核公司的人力资源政策在行业内或是在同等环境中的竞争力程度。最后才是检查整个人力资源设计上的有效性和执行的情况。

人力资源审计的范围

  行政治理审计:将检查你的人事记录保存的完整情况,包括个人人事档案存放地点的安全性和保密性、一般人事文件的分类保管(如:工作申请材料、薪资情况、绩效评估等)以及机密文件的保存;此类审计同时也检查常规的人事职责,包括:工资支付处理,薪资福利治理及出勤记录。

  员工记录审计:包括招聘和雇佣员工的实际操作。这一领域的审计将对人员的流动趋势进行量化,揭示在满足员工需求方面存在的差距,以及帮助猜测未来的人才需求。

  员工关系审计:可以通过问卷调查的方式来检查员工对人事部门处理问题的满足程度和他们的培训需求是否得到满足。(培训现在已被认为是一项主要的福利)同时也可以了解员工对有效激励机制的看法。此项审计也应对流动性和工作满足程度的面谈结果进行审核。涉及的其他颇具成效的审计领域:

  福利细项审计:如对保险公司进行索赔审计。有两种类型:

  • 对公司存在问题的方面进行集中审计;
  • 对保险公司的整体索赔治理程序进行全面审计。

  多样性审计:即对你的组织机构是否做到多样性进行审计。除对员工人数按不同的种族、宗教及性别进行分类以外它还会测试员工对公司多样性方案的理解程度。

  人事信息系统审计:在公司合并时人事信息的整合是不可缺少的,相应的审计就会很有帮助。该审计将审核所有软件、硬设以及数据集成问题。通过结果可分析出你的公司是可以降低信息技术支出的预算还是需要进行新技术的采购。

人力资源审计的项目

  1.人力规划与组织

  • 人力资源统筹/组织设计
  • 人力资源规划/职位和工作分析
  • 人力资源治理/岗位人员设置
  • 组织信息处理/人力计划

  2.人力配置与使用

  • 招聘制度/甄选过程
  • 人力需求/录用与使用
  • 招聘预备工作/招聘工作评估
  • 内部招聘治理/人员配置
  • 外部招聘治理/人事跟进

  3.工作绩效考评

  • 绩效考核体系/工作能力考评
  • 绩效治理制度/工作态度考评
  • 人力资源部门角色/考评结果评估
  • 工作业绩考评/考评结果运用
  • 团队工作绩效

  4.能力开发和培训

  • 员工能力开发/实施培训治理
  • 培训制度文本/培训效果评价
  • 培训需求设计/员工现况与心态
  • 培训费用预算/员工职业生涯规划
  • 员工练习项目

  5.薪酬和福利

  • 薪酬制度/调薪执行方式
  • 薪酬治理/福利治理
  • 薪酬的功能/福利的功能
  • 工资构成体系/福利实施
  • 工资等级与调节/社会保险统核

  6.劳动人际关系

  • 工作目标清楚度/沟通制度
  • 人际关系协调/沟通与理解
  • 劳动关系治理/沟通技巧
  • 人事行政工作/工作传递方式
  • 细腻交流状况

人力资源审计的程序

  1、预备阶段:

  (1)、和内部审计经理召开计划会议,对范围、方法和 时间进行讨论,确定被审单位的期望;确定恰当的联络人

  (2)、对审计的领域有充分的了解

  • 获得和讨论任何和人力资源有关的材料
  • 考虑在计划和执行审计阶段和人力资源专家讨论的必要
  • 和审计组其他成员讨论他们在这个领域已经完成的工作
  • 了解人力资源最佳实务,另外查阅以前有关人力资源方面的审计报告
  • 查阅永久的政策和程序,例如书面的规定,以获得全面的了解。

  (3)、发出包括了审计范围、途径和时间的通知书以及具体的文件需求清单到恰当的联络人,清单应包括以下方面:

  • 现存的人力资源政策和程序的拷贝;
  • 组织结构图和流程图(如有)
  • 新雇员的名单
  • 离职员工名单
  • 进入人力资源系统的用户名和密码
  • 查阅人事档案的权限(在要求下)

  (4)、计划和召开和人力资源经理的见面会,重新说明审计范围和时间安排,确保上述事项的恰当并且达到了人力资源职能和内部审计职能的要求。确定交流会议的时间表以及沟通方式。

  2、现场阶段—招募

  (1)、记录对招募流程的理解

  (2)、对以下进行确定/询问:

  • 是否使用了新雇员文件清单来保证所有必须的文件都已取得并保存在员工档案中;
  • 每个新员工是否都完成了I—9(移民)表?
  • 是否有最新的与ADA相一致的职位说明?
  • 新员工的档案是否被复核以保证所有文件均已保存在档案中;
  • 员工档案是否放置在上锁的文件柜抽屉中;
  • 是否设立签名权限系统来保证招募活动得到批准。

  (3)、查阅人事招募报告,并且随机选择15个新雇员样本进行测试:

  • 追踪新员工信息到员工档案的支持文件和在线系统,确保信息的一致;
  • 确保恰当的治理层批准了新招募的员工;
  • 确保人力资源部门及时地将新雇员的附加信息输入到系统;
  • 确保新雇员的档案有恰当的授权

  并且应包括以下内容: 录用信,任职申请, 个人资料, 保密协议, 员工登记表, 期权要求表(假如有), 迁移协议(假如 需要), 奖金计划(假如有),背景审查批准书, 薪酬分析, 面试评价表, 证实材料, 职业道德和价值观申明。查阅公司的有关政策与程序,修改有关资料要求以确保所有附加的文件均包含在档案中。

  3、现场阶段—离职

  (1)、记录对离职处理流程的理解

  (2)、对以下进行确定/询问:

  • 人力资源部门如何知晓员工的离职/辞职?
  • 离职信息如何传递到工资部门?
  • 当前的人员流动率是多少:说明20%-25%或者更高的流动率意味着员工较高的不满足,甚至有潜在的诉讼可能。
  • 人力资源部门开展离职面谈吗,或者离职后的面谈?
  • 是否有程序保证所有大额的借出的资产(例如笔记本电脑,公司信用卡)在员工离开之前全部收回?
  • 迁移计划或奖金计划是否被复核以保证在员工离开之前这些成本均已被收回,参考。

人力资源审计的方法

  1.比较分析法

  即由人力资源治理审计小组将本企业或企业内部的人力资源治理活动情况与另一类似企业或部门的有关情况进行比较;以发现本企业或企业内某部门在人力资源治理方面的差距,这种方法通常用于审计特定的人力资源治理活动或计划的成效。

  2.外部借鉴法

  即审计小组利用经企业外部人力资源治理咨询专家鉴定或已出版的研究成果作为评价企业内部人力资源治理活动成效的标准,来诊断企业内部人力资源治理方面的问题。

  3.统计核算法

  审计小组通过对以往企业内部人力资源治理活动记录进行统计分析,归纳出衡量本企业人力资源治理活动的标准,以对人力资源治理现状作出评价。

  4.法规衡量法

  即根据已颁布的有关法律、政策以及企业内部既定的有关政策和程序,来检查实际的人力资源治理活动,目的在于敦促和保证各级人力资源治理严格遵守这些法律、政策的程序。

  5.目标治理法

  根据事先确定的人力资源治理活动目标,衡量人力资源治理活动的实际结果。

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