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知识管理体系

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建立知识治理体系的意义

  面向21世纪,从全球范围看,一个更加激烈的竞争环境正在形成。在未来消费者导向的时代,如何对市场环境的急剧变化和顾客需求的瞬息万变作出灵活快速响应,充分利用当代最新科学技术,依靠创新实施企业的研究开发,有效地生产和提供令顾客满足的产品和服务,并不断开辟消费者的新市场,是当今企业不容忽视的使命,否则企业将被淘汰。

  如今国际治理信息发展的趋势是:从信息治理走向知识治理、从信息资源开发走向知识资源开发、由客户机/服务器结构走向Internet结构。知识治理则是信息治理的延伸和发展,信息治理只是将各种各样的信息以一定的方式汇总、组织起来,方便人们利用计算机进行查询和检索,然而,如何由信息产生知识,即如何利用数据信息取得知识、再利用知识获得最大的利润或效益,这已经上升到一个新的层次。知识是由信息而来的,它是通过对信息的提取、识别、分析和归纳转换而来的,故信息治理是知识治理的基础,知识治理则是信息治理的延伸。知识治理是通过一组问答序列,即解决方案的集合寻找和识别与问题有关的要害性信息,并将这些信息进行提取,形成对某一问题的专门知识,作为决策的依据。在信息社会和知识社会,信息、知识和一些专门的技巧是获取利润的工具。知识治理是把信息转化为知识,用知识指导决策付诸行动,再将该行动转化为利润。

  企业已经开始熟悉到他们最宝贵的资产和资源是知识,知识已成为推动经济增长的动力,将把企业的知识资源纳入其治理之中。因此,企业知识治理体系研究是国外知识治理研究的发展趋势之一,非凡地建立企业知识治理体系及其知识库已成为企业进一步发展所必需的基础设施以及企业决策所必需的专家支持系统,也是企业在激烈的竞争中保持不败的保证。一些闻名的跨国公司已经建立自己的知识治理体系及其知识库,在公司知识生产、分配、获取、共享、利用等知识治理方面发挥了重要的作用。

  在治理领域中,知识已经成为企业竞争力的源泉。当前的企业治理已经进入全球化和知识化的阶段。在这个阶段,持续成长成为治理的目标,知识治理成为治理的主题。面对经济知识化和全球化更加迅速,企业竞争更加激烈,以及随着知识治理的发展,企业利用信息技术,结合业务流程建立知识治理系统及其知识库十分迫切和必要。

知识治理体系概述

  知识治理体系总体上分为知识治理理念和知识治理的软硬件两大部分。其中,知识治理理念分为企业制度和企业文化两个方面。企业制度包括确立企业的知识资产和制定员工激励机制,从而加强治理者对知识治理的重视并鼓励员工积极共享和学习知识。企业文化包括企业共享文化、团队文化和学习文化,帮助员工破除传统独占观念,加强协作和学习;知识治理的硬件对应的是知识治理平台,它是一个支撑企业知识收集、加工、存储、传递和利用的平台,通过因特网、内联网、外联网和知识门户等技术工具将知识和应用有机整合。知识治理的软件对应的是知识治理系统,它是一个建立在治理信息系统基础之上的实现知识的获取、存储、共享和应用的综合系统,通过文件治理系统、群件技术、搜索引擎、专家系统和知识库等技术工具,使企业显性知识和隐性知识得到相互转化。

  Image:知识治理1.jpg

知识治理体系的内容

  知识治理大致包括以下6个内容:

  (1)知识治理的基础措施:它是知识治理的支持部分,如数据库、知识库、多库协调系统、网络等基本技术手段以及人与人之间的各种联系渠道等;

  (2)企业业务流程的重组:其目的是使企业的知识资源更加合理地在知识链上形成畅通无阻的知识流,让每一个员工在获取与业务有关知识的同时,都能为企业贡献自己的知识、经验和专长;

  (3)知识治理的方法:内容治理、文件治理、记录治理、通信治理等;

  (4)知识的获取和检索:包括各种各样的软件应用工具,例如智能客体检索、多策略获取、多模式获取和检索、多方法多层次获取和检索、网络搜索工具等;

  (5)知识的传递:如建立知识分布图、电子文档、光盘、DVD及网上传输、打印等;

  (6)知识的共享和评测:如建立一种良好的企业文化,激励员工参与知识共享、设立知识总管、促进知识的转换、建立知识产生效益的评测条例等。

  如何进行知识治理是我们首先要解决的理论和实际问题。为此,我们把企业的业务流程看作是一个紧密连接的供给链,并将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统。将企业知识治理系统设计为:以知识生产、分配,交换、获取、利用为主线,建立企业知识库系统。该系统还包括非知识资源子系统、财务运作子系统、供给子系统、生产制造子系统、服务维护子系统、工程技术子系统、市场营销子系统。

企业知识库

  很多组织已经拥有了自己的客户数据库、产品数据库、员工数据库等。为什么还要建立知识库?知识库与信息数据库有什么区别呢?

  面对21世纪知识经济下信息化、数字化、集成化的发展,知识已经成为最重要的第一要素,因此企业在激烈的竞争环境中能否立于不败之地,已经取决于知识的生产,获取、共享和利用,或者说取决于知识在流动过程中的价值增值。如何有利于知识的流动及其价值增值就变得十分重要,建立企业知识库系统应运而生。

  人们通常认为知识是组织起来的信息,那么知识库就是将信息网织成各种关系的模式。当数据串连起来形成信息再依次经过组合和重组并变成有意义的知识簇时,知识库的构建便开始了。

  信息数据库属于知识库的一部分,但知识库的内容要广泛得多。企业知识库应尽可能包含所有与企业有关的信息和知识,使知识库真正成为信息源和知识库。

  知识库并没有什么固定的模式,而是要根据组织的具体情况来定。例如,施乐公司的内部知识库建立在企业的内部网络上,由安装在服务器上的一组软件构成。员工可以利用该系统阅读公报和查找历史事件,并彼此在虚拟的公告板上相会。该知识库的内容包括:公司的人力资源状况、公司内每个职位需要的技能和评价方法、公司内各部门和各地分公司的内部资料、公司历史上发生的重大事件等历史资料、公司客户的所有信息、公司的主要竞争对手及合作伙伴的具体资料、公司内部研究人员的研究文献和研究报告。

  闻名的英特尔公司在加速新产品开发速度的过程中,发现60%以上的技术问题其实在别的小组的开发经验中早就碰到过而且得到了解决。这启发英特尔建立了一个“最好方法资料库”,让每个人都能在此分享其他人的经验。这大幅度减低了问题重复出现的概率,新产品产出的速度大约提高为过去的两倍。

  由此可见,知识库的内容是生动活拨的,一切应以服务于组织的成长为原则。知识库里知识的分类非常重要。

  数据库等商业化应用软件极大地方便了知识库的创建和使用。安达信咨询公司在90年代初创建了“全球最佳实践”数据库,其目的是获取和共享全球成功的商业经验和治理经验的具体信息。在开发过程中,他们选择了原型法中较传统的生命周期法。

  建立知识库的一个要害问题是开发所需的软件,而企业知识库系统软件应具有如下的功能和特性:

  (1)集成性。21世纪的企业是知识型的企业,必须及时把握各种信息,所以只有具有集成性的系统才能实现企业全部信息的集成和处理。例如多地点、多场所经营,跨国经营,可通过Internet/Intranet将不同部门、不同区域的信息集成起来,及时了解企业内部、供货渠道、市场营销、金融动态、客户需求以及竞争对手的最新信息,并进行分析处理,快速作出反应,紧跟市场变化并创造市场。

  (2)外向型功能。在21世纪,企业的封闭状况将被彻底打破,在网络上企业是没有明显边界的,其治理系统也必须具有外向型的功能。因此从发展的角度来考察软件,除了具有生产治理功能之外,还应具备商品经营、资本经营和品牌经营的功能。

  (3)决策支持功能。在21世纪,大众的消费观将成为企业推出产品的首要驱动因素,企业必须利用集成的信息紧跟市场的变化,快速作出各种决策,如经营战略决策、投资决策、买卖决策、财务决策、产品组合决策、产品成本决策等,来为企业多、快、好、省地推出市场最需要的产品,并以最畅通的渠道提交到市场,尽快完成资本循环。因此决策支持系统将为企业“运筹帷幄、决胜千里”提供有效的服务。

  通过建立知识库,可以积累和保存信息和知识资产,加快内部信息和知识的流通,实现组织内部知识的共享。这是实施知识治理的一个基本条件和办法。知识库的作用表现在:

  第一,知识库使信息和知识有序化,是知识库对组织的首要贡献。建立知识库,必定要对原有的信息和知识做一次大规模的收集和整理,按照一定的方法进行分类保存,并提供相应的检索手段。经过这样一番处理,大量隐含知识被编码化和数字化,信息和知识便从原来的混乱状态变得有序化。这样就方便了信息和知识的检索,并为有效使用打下了基础。

  第二,知识库加快知识和信息的流动,有利于知识共享与交流。知识和信息实现了有序化,其寻找和利用时间大大减少,也便自然加快了流动。另外,由于在企业的内部网上可以开设一些时事、新闻性质的栏目,使企业内外发生的事能够迅速传遍整个企业,这就使人们获得新信息和新知识的速度大大加快。

  第三,知识库还有利于实现组织的协作与沟通。例如,施乐公司的知识库可将员工的建议存人。员工在工作中解决了一个难题或发现了处理某件事更好的方法后,可以把这个建议提交给一个由专家组成的评审小组。评审小组对这些建议进行审核,把最好的建议存人知识库。建议中注明建议者的姓名,以保证提交建议的质量,并保护员工提交建议的积极性。

  第四,知识库可以帮助企业实现对客户知识的有效治理。企业销售部门的信息治理一直是比较复杂的工作,一般老的销售人员拥有很多宝贵的信息,但随着他们客户的转变或工作的调动,这些信息和知识便会损失。因此,企业知识库的一个重要内容就是将客户的所有信息进行保存,以方便新的业务人员随时利用。

经典案例

  世界闻名企业如何建立知识治理体系

  1、LOTUS知识治理体系

  IBM/LOTUS围绕着知识治理包含的“人、场所和事件”三要素,建立专家网络和内容治理,方便用户和员工获得所需的知识,设立企业社区供员工共享知识和相互协作,开展企业培训,帮助员工自主学习,以提高企业的整体素质。IBM/LOTUS提出了从总体上可分为企业应用集成层、协同工作/发现层、知识治理应用层和知识门户层的知识治理框架,每层都着重介绍了其所使用的知识治理技术和工具。

  LOTUS所提出的知识治理体系框架涉及的技术工具包括文档治理技术、群件技术、LOTUSNOTES、 LOTUSKstation、LOTUSDiscouveryServer和IBMDomino等。其中,LOTUSKstation是具备知识治理功能的知识门户服务器,LOTUSDiscouveryServer是知识发现服务器。两者共同组成了LOTUS的知识发现系统 (KnowledgeDiscoverySystem),并与IBMDomino服务器结合提供当前市场上功能最强大的知识治理解决方案。

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  2、西门子公司的知识治理体系

  虽说在知识治理方面走在前列的大多为软件、咨询公司,但作为传统企业代表的西门子公司,早在1997年就通过构建和利用适合自身发展的知识治理体系,达到了整体提升公司核心竞争力的目的。西门子的知识治理体系分为企业内外两个部分,外部主要涉及到企业日常对外活动、活动场所和活动主体;内部可以分为战略及评价、运作业务和支撑结构三大类。

  具体包括制定知识作为公司资产的商业战略、培养相互信赖的知识共享文化和知识型组织,建立知识市场、确立知识资产,确定知识内容和结构、设置知识度量制并建立评估系统和模型、培养知识工人、采用知识技术使新知识行为成为可能并驱动其产生。整个框架内外部通过信息、最佳实践和研究、经验反馈等进行交流。西门子除了采用通信网络、文档治理、群件技术等常见技术外,最为要害的是采取了门户技术。在一个集成的门户中,员工可以有权限地交流和共享知识,并通过搜索跨越不同部门的障碍获得所需的知识。

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  3、万宝公司的知识治理体系

  国内构建知识治理体系的企业对知识治理体系结构可谓仁者见仁,智者见智。作为国内首个知识治理畅饮者的万宝公司对企业构建知识治理体系也有自己独特的看法:企业首先应该意识到知识是企业无形的资产和财富,只有通过知识治理,利用科技将人与信息充分结合并创造出知识分享的文化,加速人员学习、创造及应用知识,才能达到组织目的,进而提高企业的核心竞争力。万宝公司提出的知识治理体系是建构在加强人员交流互动协作和良好的组织文化环境之上的,通过知识地图、社群运作模式和知识分享文化及行为规范来建立企业的知识网。

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实现知识治理体系的五项要害

  1.制定企业知识治理战略,建立知识创新激励机制,塑造知识共享的企业文化氛围;

  2.设置知识主管专门负责企业知识治理工作,开发知识创新能力;

  3.与企业的业务流程相结合,调整企业知识结构;

  4.建立企业知识治理系统,治理知识生产、交换、整合和内化;

  5.对知识治理体系制定评价方法和原则,以期改进。   

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