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传统采购

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传统采购(traditional purchase)

什么是传统采购

  传统采购是企业一种常规的业务活动过程,即企业根据生产需要,首先由各需要单位在月末、季末或年末,编制需要采购物资的申请计划;然后由物资采购供应部门汇总成企业物资计划采购表,报经主管领导审批后,组织具体实施;最后,所需物资采购回来后验收人库,组织供应,以满足企业生产的需要。传统采购存在市场信息不灵、库存量大、资金占用多、库存风险大的不足,经常可能出现供不应求,影响企业生产经营活动正常进行,或着库存积压、成本居高不下,影响企业的经济效益。

传统采购模式的缺点

  1.物料采购与物料管理为一体

  目前绝大多数企业行使采购管理的职能部门为供应部(科),也有企业将销售职能与采购职能并在一起,称为供销科。在这种模式下,其管理流程是:先由需求部门提出采购要求,然后由采购部门制定采购计划/定单、询价/处理报价、下发运输通知、检验入库、通知财务付款。

  该流程主要缺点是:物料管理、采购管理、供应商管理由一个职能部门来完成,缺乏必要的监督和控制机制。

  2.业务信息共享程度弱

  由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话来完成,没有必要的文字记录,采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握,信息没有共享。其带来的影响是:业务的可追溯性弱,一旦出了问题,难以调查;同时采购任务的执行优劣在相当程度上取决于人,人员的岗位变动对业务的影响大;

  3.采购控制通常是事后控制

  其实不仅是采购环节,许多企业对大部分业务环节基本上都是事后控制,无法在事前进行监控。虽然我们承认事后控制也能带来一定的效果,但是事前控制毕竟能够为企业减少许多不必要的损失,尤其是如果一个企业横跨多个区域,其事前控制的意义将更为明显。

传统采购模式下应对采购风险的手段

  传统采购模式在操作方式和透明度等方面相对落后,其规避采购风险的手段也有自身的特点。

  信息保密工作比较严格。供应商的选择、价格的确定,多半通过比质、比价、招标、采购和商务谈判来完成。因此,需方为了通过供应商的多头竞争,从中选择合适的供应商,往往会保留自己的许多信息。同样,供应商为了在竞争中获胜,赢得市场份额,也会隐瞒自己的信息。由于供需双方均不能进行有效的信息沟通,很少披露乃至不披露有关信息,所以,采购风险也会相对较小。

  注重事后的把关。在传统的采购模式下,因为采购一方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动,因而相互工作是不透明的。因此,质量和交货期的控制一般是通过签订合同、按标准条款验收、催交催运、到货复检、事后质量验证等方法把关,以达到降低采购风险的目的。也就是说,在传统物资采购模式下,供需双方基本没有质量控制方面的合作。

  多追求眼前利益。在传统采购模式下,供需关系是临时的或短期合作的关系。采购中,需方更多的时间是消耗在讨价还价、解决日常问题的过程中,往往频繁更换供应商或只考虑当前行情,调整采购计划和库存储备量,供需双方缺乏需求信息的沟通和长期的合作机制。

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