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提高会议效率法

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提高会议效率法的背景说明

  在现代化治理中,利用开会的方式互通信息,进行安排、协调、咨询、决策等工作,是一种必要的、提高工作效率的好方式。

  但是假如滥用会议,或者把握不当、会议成灾,必然会走向反面,反而降低工作效率。

  研究怎么开会,如何用最少的时间产生最大的效率,是本法将要告诉你的。

什么是提高会议效率法

  所谓提高会议效率法,就是研究如何举行会议,提高工作效率的方法。

提高会议效率法的具体操作

  1、预备阶段

  1)了解会议的特点,确定会议要达到的目的。

  2)选择会议种类、方式、参加者。

  3)确定不同的主持会议的方法。

  2、实施阶段

  1)参加会议者入场就座。

  2)发言表明观点。

  3)作出决议,确定观点。

  4)核算会议成本,进行成本---效益分析

提高会议效率法的实施要点

  1、确定要开的是什么类型的会议。

  会议的方类有三种:

  1)按会议的形式可分为四类,见下表:

会 议 类 型会 议 特 点举例
告知性的会议由非凡身份的人来公布,与会者只应接受、讨论和理解报告。公布某一政策法规公布任命。
建设者性的会议不需每个部门都参加,一般选择有创见、有主意的人参加。讨论新战略、新方法、新规定。
立法性的会议受命制定规章、制度等,或修改旧的、不适应新情况的规章、制度。安全操作条例的制订。
执行性的会议将任务分配给执行者,解决“怎么做?谁来做”的问题。各班组年度生产量的分配。

  2)按会议的实质性内容可分为两类:

  A、政策性研究会:目标规划、应急对策、贯彻指示等需产生有方向性的见解的会议;

  B、执行性协调会:布置任务、协调矛盾、组织实施等直接公布决定的会议。

  3)按会议产生结论的方式可分为五类,见下表:

名称主要程序
通过式会议只有一种意见和主张,提出后让大家举手通过,履行认可手续。
选择式会议在两种或多种意见中选取一种。
拼合式会议在已提出的几个方案中,采纳每个方案中的合理意见,拼命成一个新方案。
折衷式会议两种方案相持不下,讨论结果,只好采用介于两者之间的第三种方案,虽双方均不满足,但得到部分满足,尚可以接受。
综合式会议在讨论中,对照会议目的,采纳原方案中的合理部分,去掉其不合理部分,并吸收讨论中所产生的新思想、新方法,将所有好的意见综合起来,形式一个最佳方案。

  不同的会议的目的不同,所以首先要给会议定类,明确目的所在。

  2、不同的会议,安排不同的座次,以营造不同的气氛。

  对以下达指令为主的会议,应分上下座位,下达指令者坐上面,接受指令者坐下面,以营造严厉的气氛;对以讨论等为主的会议,应采用圆桌形式,增加彼此间的亲近感。

  3、按顺序发言,自由发言应注重时间控制。

  4、会议主持人对不同目的的会议,应注重主持方式。

  1)对主持执行性协调会议(或称解决问题的会议),应组织参加者围绕与目的直接有关的问题来讨论,尽量言简意赅,迫使参加者保持高度集中、紧张的精神状态,同时只考虑可执行的方案,以解决某一急迫问题。

  2)对主持政策性研究会(或称产生思想观念的会议),主持人要以平等的态度对待与会者,使之充分表达思想,论证不管成熟与否,均要充分,以便当场定夺,但不是简单地肯定或否定某些意见,而是尽量取长补短,互相合作。

  5、会议成本计算的方法。

  会议成本=2A*B*T

  其中,A:每小时平均工资的3倍(因为劳动产值总高于职工工资);B:参加会议人数;T:会议时间。

  与本次会议可以产生的效益(折算或现金流量)比较,即可确定会议当天与否。

  例如,某厂有职工2000名,全厂平均工资500元(按每月25天计算,则每小时约1.5元),开大会2小时,则其成本为:会议成本=2*(1.5*3)*2000*2=36000元

提高会议效率法的非凡提醒

  1、据日本效率协会统计,科长以上的人员仅开会的时间就占整个工作时间的40%以上,并且由于开会而花去的费用也越来越高.日本旭化成公司的一家设备工厂,1980年统计,在办公业务时间中会议时间占去28%以上,折算成本10亿元.由此可见提高会议效率的重要性。

  2、在与会者众多的发言中,不管它多么有创见,均应放弃。

  3、在鼓励与会者公开论战、对质的同时,要避免人身攻击,把争论限于对实质问题的讨论上。

  4、若与会者发言非常有创造性,但一时构思不成熟,应鼓励他们会后继续完善自己的想法,提出书面建议。

  5、不管哪种会议,主持者要想利用好它,提高会议效率,就必须做到以下“八不”:

  • 不开无目的的会议,必须事先确定本次会议目的,否则宁可不开;
  • 不开多议题的会议,每次会议只解决一个中心议题;
  • 不开无预备的会议,会前必须有充分的预备;
  • 可开可不开的会议就不开,只召开非开不可的会议;
  • 不要无关的人参加会议,会议参加者必须与会议议题有关;
  • 不做离题的讨论,开会时必须围绕会议的中心议题发言;
  • 不能重复别人已经讲过的观点,表达观点应简洁明了;
  • 不开议而不决的会议,会而有议,议而有决。多次会议才能解决的问题,应当明确公布是暂时休会,并应公布下次会议的进一步要求,提醒大家早作预备。

  6、主持人应反复强调会议目的,以统一大家意志,并要求与会者共同努力以实现目的,避免不必要的互相讥讽、恶语伤人等现象的发生。

 
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