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浅谈工作日志二三事

生意场 2019-08-20 14:47:45 来源:中人网
      下属交来的工作日志没法看,为什么这样啊?

  工作中你有没有对交工作日志觉得很烦,“任务堆成山,我都忙成狗,为什么还要写工作日志?”、“天天写,都不知道写啥,也没人看、没人理,有什么意思?”

  笔者在咨询服务过程中,也经常听到老板和高管们在抱怨说:“都不知道员工干了些什么,交上来的工作日志根本没法看,就是在应付,全是流水账。”

  那工作日志真的是一件浪费大家时间的无用管理动作吗?它到底有没有用?如何去做才能真正发挥它的作用?

  泽亚咨询,结合多年来数百家客户的成功管理变革实操经验,本篇文章来和大家聊聊关于工作日志的那些事。

  首先我们要明确一个观点:一个企业要求员工写工作日志,这个规定本身是科学的!这个规定在您所在的企业中没有产生作用,并不代表“写工作日志”这个规定是错的!别因为您所在的企业,工作日志是一个摆设、没什么作用,就认为工作日志这种工具没用!就给“写工作日志”这个规定、要求下错误的结论!!!

  一、 工作日志流于形式,主要原因在老板及管理层

  1、日志模板设计不适用

  一般企业都会有固定的工作日志模板(项目、格式、内容要求)让员工来填写。说实话,有些企业的模板还是科学、合理的。而有些企业的日志模板则不敢恭维。

  要么公式化或简单粗暴的套用,一视同仁,完全不考虑不同岗位的工作性质和工作内容,要么要求不明确或过于复杂,让填写者绞尽脑汁费时费事。这些企业的工作日志模板,肯定是一群不懂基层工作流程、规范、重点等等的人设计的!

  例如我们在**公司看到的日志模板里面有“目标达成情况”这样的内容填写要求,但这对于没有分解日目标的岗位来说,这项内容完全无法填写,只能是天天为空;又例如**公司的日志要求所有岗位填写“日工作计划”,可对于固定重复性工作的岗位来说,只会天天重复着写给你了;再例如有的公司要求提供“工作计划未完成原因分析及对策”,这样的要求对于日志来说,是不是太繁琐且周期无法控制,会有人花时间去一项项看或去跟进吗?

  类似以上错误的工作日志版块设计、内容要素设计,员工在填写的过程中没有任何的感觉,只会感觉无用、浪费时间!却不能给企业、员工带来任何的价值,甚至会产生副作用。那这样的日志推行起来肯定会导致员工的抵触,最终流于形式。

  2、日志内容没有要求、记录无人关注

  还有一个非常重要的原因,导致企业工作日志流于形式。企业管理层也不懂、也不知道怎么用好工作日志!

  管理者对于工作日志怎么写、怎么用,怎么让工作日志产生价值,他们自己也不明白!甚至他们自己都根本不看、不关心下属的日志,只是出于应付公司要求的惯性而压着下属写工作日志而已,一天天的日志变成了一堆堆的废纸或垃圾信息沉没!这也难怪员工会把拿工作日志当成一种负担、一种应付差事的工作而已。

  二、 工作日志到底怎么用?PDCA是关键。

  要想让工作日志发挥价值,对员工、企业都有促进作用,工作日志也要重新把它还原成一个管理动作,同样遵循PDCA工作流的思路来考量、设计、监控它的全过程,这样的工作日志才能真正推行到位,真正有价值。

  1、P(设计): 即工作日志内容模块的设计,优秀的日志模板设计要科学且人性化,既要能够体现日志的价值,又要便于员工的填写。

  日志对于管理者的价值是什么?工作日志和工作例会一样,是一种上下级信息沟通的渠道。美国著名管理大师、被誉为绩效改进之父的吉尔伯特说,信息畅通是提升组织绩效的第一件事情。对于管理者来说,管理组织就跟拼图一样,如果你不提供你那一块拼图,就拼不完整整体的拼图,这样的信息不对称,就不利于整体统筹布局和安排,会影响效率或耽误其他人的工作,甚至可能会误导管理者的决策。所以,总览全局的工作进展、工作绩效,准确及时把握组织的相关信息,以便改善提升组织整体效率,达成最优组织绩效,这就是为什么管理者要日报的原因。

  体现工作日志的价值,基于这个出发点,我们再来考量员工操作的便捷性,不同部门、不同岗位,甚至不同类型公司工作性质不一样、工作规则不一样、岗位价值要素不一样,我们设计模板时一定要有针对性,要符合岗位和工作特性。

  简而言之,你要通过日志达成什么管理目的?写日志的这个岗位价值体现在哪些方面,你就要设计什么样的日志填写项目。

  2、D(运行):即工作日志的正式推行,这里需要特别注意的是要进行运行前的宣导。

  工作日志的推行不能单单是一纸行政命令,每个管理人员需要对工作日志真正作用透彻理解,并且能够透彻的将工作日志的作用、填写方法、写工作日志给员工带来的好处等等讲给员工听,甚至可以通过演示或试行的方式。需要让员工充分理解为什么要做、如何去做!

  3、C(检查):即工作日志整理、监督、指导等过程的管理,目的是过程受控、结果准确、体现价值。

  上面也提到,管理人员对日志厌烦、不想理会的其中一个主要原因就是日志提供的内容完全不是他想看的,你是不是经常看到类似“9:00-10:00写邮件,10:00-11:00给客户打电话,11:00-12:00找财务部给合同盖章。”这样的“流水账”日志,还有“今天发错一件货”、“今天计划没有完成/目标没有达成。”这样只有问题没有下文的“失败者”日志。出现这样的问题,其实就是缺乏对内容进行监督、指导的原因。

  到底日志的内容怎样是符合要求的,怎样避免 “流水账”日志或“失败者”日志的出现,这里提供三种工作日志的标准句式给大家参考。

  01:工作+结果,工作内容要有结果。

  可以写工作+进展,例如:“截止今天,研发任务已经完成了60%,比计划提前3天。”

  可以写工作+结果,例如:“今天你和客户谈了合同,成功拿到了500万元订单。”

  还可以工作+方法,例如:“通过与供应商协商,达成预测式订单的合同条款,降低了库存数量。”

  02:问题+解决措施,问题要有解决措施,以及所需要的资源或者支持。

  比如:“A客户不同意我们的合同条款,邀请老板后天(18日)上午一起拜访。”

  再比如“手机黑屏问题始终没解决,后天(6日)与第三方测试专家一起会议讨论解决。”

  03:目标/计划+策略,工作计划要有要求。

  日志还有一个最容易被忽视的方面,就是工作计划的逻辑性,很多人容易犯的错误就是工作计划没有明确的方法或结果。比如这样的工作计划“明天与技术对接讨论a产品”、“明天设计b产品”,这样的日志又是另一种“流水账”了,应该这样写“明天与技术对接讨论a产品电阻问题,并更新《产品图纸》”、“明天设计b产品,并打出S2批次样品10个”。

  作为管理者要对下属的日志内容做到有监督、有要求、有指导,给予员工充分的指引。

  4、A(改善提升):即日志内容的分析、运用。

  做到以上三步,工作日志还只是停留在“做”的层面上,还只是一堆文字,要想让日志真正体现价值,我们需要把日志的结果“用”起来,让它成为分析、指引我们工作改善提升方向的资源。

  正如我们设计模板的初衷一样,日志的价值体现,就取决于我们去不去运用好它,从中找出规律、发现问题、总结经验、整合资源。

  总之,如果企业希望借助员工上交的工作日志,对企业的经营、管理产生作用,那就请设计、制定一套工作日志实施的完整机制!优秀的工作日志模板、管理者对于工作日志的重视、管理者指导员工书写整理工作日志的策略方法、对工作日志信息的提取与分析机制等等,共同决定了一个企业的工作日志能否发挥出它的价值。

  好的工作日志管理方式,才能真正让工作日志发挥出价值,对企业经营、管理带来促进作用,才会让员工愿意写,领导愿意看,结果真有用!

  三、 送给员工的几句话。

  日志这个事,坦率的讲,员工排斥写日志这个事,除了模板不合理、没人管、无人指导等以上管理者的问题外,也不排除部分员工自身心态的问题。

  “我做的好就行了,为什么要花时间写这个”、“写日志就是老板想事事都监督我,凭什么就不写”、“今天工作不饱和,我写了要挨骂的”。类似的话大家是不是也这样想过。

  首先,我想告诉大家,固然有些管理者觉得,要是不监督,员工都不好好干活。但是,大多数管理者其实都不是吃饱了撑的,日志就是为了虐你?他们其实根本不愿意也没时间监视你,他巴不得你主动帮他搞定你该做的事。

  管理者真正想看的日志是什么?实际上,他真正希望看到你有没有做“有价值的工作”!公司需要员工创造价值,而不是重复N次无用功。什么是有价值的工作?是方向对、策略对、有产出的工作。

  第一句话:“你的老板想在工作日志中看到什么?你有没有做“有价值的工作”,就是方向对、策略对、有产出的工作。”

  其次,工作日志,本身是一个很好的、让每一位员工对于自己的工作计划、工作完成情况、工作过程中问题、工作思路总结等等进行梳理分析的工具、行为。

  一些职场精英、优秀的管理者,他们在成长过程中,即使公司没有要求,也会自己在私下自己整理自己的工作心得、体会。有自己的笔记本来记录自己的工作计划、工作安排等等事务。因此优秀的职业人都有很多共同的特点:工作的计划性、目标性、工作规划能力、时间管理能力.......这些特点,往往反映在这些职场精英私下的记录、整理中.....

  工作日志这种企业要求的行动、工作,其初衷也是给员工提供了一个自我梳理、自我分析、规划、总结等等的平台!我们要客观的看待“工作日志”,先不要带着个人经历、感受而给“写工作日志”这种管理规定下某个负面结论!

  第二句话:“学会自我梳理、自我分析、规划、总结,让自己在总结反思中成长为一个优秀的职场精英”

  好的工作日志、包括“工作周报”、“工作月报”等等同样的工作总结计划,科学的管理方法能够带动组织绩效提升、促进员工自我成长,泽亚咨询希望本篇文章能够给大家带来一些启发和帮助,同样也欢迎就企业管理问题与我们联系互动。

 

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