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三板斧,搞定企业“秘密”管理

生意场 2018-12-14 13:29:27 来源:中人网

  随着市场经济的不断发展和进步,越来越多的企业已经有了自己的商业模式和技术壁垒,产生了自己的护城河。这其中,避免有许多自身的杀手锏需要隐藏,起到出奇致胜的目的。这,也就是我们常说的“商业秘密”。

  不少企业为自己的商业秘密的保护感到发愁,我们常常在看到新闻,“某果”的技术秘密被抄袭,“某星”和“某为”为产品技术秘密被侵犯打官司等。那对中小企业来说,没有庞大的资源和经验来对自己的商业秘密进行保护,更是头痛的问题。甚至商业秘密的泄露,还会给企业带来灭顶之灾。

  那企业到底应该如何保护自己的商业秘密呢?

  商业秘密的保护,不可能做到百分之百,但是,可以尽可能最大限度的来规避损失。做好以下三个方面,让秘密管理不再困难:做好保密制度,建设保障。

  要“管”好一件事情,我们先要“理”,要“梳理”,要有“道理”,要有“法理”,因此,我们要建立要制度和流程,才好去管理。

  一、企业建立保密管理制度,要注意以下的几个方面:

  1、设立企业秘密管理机构。

  既然商业秘密对于企业如此重要,在管理上,一定要有组织架构来承载这一工作内容。根据企业的规模和管理的幅度,可以是一个部门,也可以是一个岗位,也可以是一个专人。事情有了人来跟进和管理,就会向着完善的方向发展。

  2、对企业的“秘密”进行分类。

  商业机密,应该不止一件,对于一家企业来讲,其范畴也很广,包括:设计资料、程序、产品配方、制作工艺、制作方法、管理诀窍、客户名单、货源情报、产销策略、招投标中的标底及标书内容等技术信息和经营信息。我们也不能眉毛胡子一把抓,要抓重点。资源毕竟有限,要把好钢用在刀刃上,要把重要的资源用在重要的点上,因此,我们把这些商业机密汇总后,可以根据重要性进行分类。比如分为:绝密、机密、秘密;又或者分为:A、B、C等级之类,不管采用何种方式,总之,要进行区分,提高管理的效率。

  3、对各类“秘密”的保密期限进行规范。

  为什么要对“秘密”进行期限规定呢?

  因为,我们只要进行了管理,就有成本,包括人、工具、物料等等,这些都有开支的。如果一项“秘密”解密了,自然相应的投入就没有了。把资源投入在了不该用的地方,就是浪费了。对各类“秘密”涉及的权限进行规范。

  根据第2点,对“秘密”进行分类后,还要有一个权限的管理,即什么样的秘密给什么人看,什么人不能看。有了这个规范,对于管理秘密资料的人来说,就“有法可依”了,谁违规、谁越权,一目了然。给跨越雷池的人一道红线。

  4、完善“秘密”管理的工具和设备。

  当今社会,做一件事情,离不开工具和设备,甚至机器人都可以商场了。要管理好“商业秘密”,保险柜、密码锁、使用数据保存、监控等等,都需要尽可能的使用上,协助管理人员来把工作做好,提高效率。

  5、准备好“秘密”管理的资金预算。

  前面提到这么多,都离不开钱。企业就是一个花钱的机构,如何花好钱,只一个本事。到底是“看菜吃饭”,还是“防患未然”,这个根据企业的实际情况来确定。

  6、对涉及“秘密”行为的奖惩。

  对于管理来讲,赏善罚恶的激励是必不可少的。对于保护企业“商业机密”的行为,要及时有效嘉奖;对于侵犯企业“商业机密”的行为,一定要严惩,严重的要递交司法机关处理。

  二、完善日常保密管理做好预防管理。

  1、在日常的管理中,预防大过补救。

  我们要尽可能做好以下的预防措施:

  在人的方面,要定期做好保密培训,加强员工的保密意识和保密的知识技能,在确保员工自己不主动泄密的情况下,不要被人诱骗泄漏秘密。员工入职的第一时间要进行保密培训,并签订保密协议。员工离职的时候,也需要员工配合进行书面的保密承诺。如果密级比较高的岗位员工离职,最好签订竞业禁止协议,切实做好源头的控制;。对于涉密员工的离职,企业在一定时间内,最好做一些跟踪调查,发现有泄密苗头的,要及时干预,不要等到出现问题了才处理,到时的损失可能大到无法补救。

  在物的方面,要定期对设计保密工作的工具、设备等进行巡检,避免其失效导致泄密。

  在流程方面,要不定期记性抽查,避免人为的疏忽大意导致泄密;甚至可以对泄密岗位的人员进行演练,提升其保密的意识。

  2、做好事中的管理

  企业万一出现泄密事件的,要第一时间控制泄密的关键节点,避免事态的进一步扩大,控制损失的进一步扩大,同时,也要控制消息,等待先关工作岗位或者机构来专业处理,减少给他们的干扰因素。

  3、做好事后的管理

  企业发生泄密事件后,要及时针对漏洞,调整保密管理措施;对泄密人员要严肃处理,以绝后患;针对泄密的情况,及时调整企业的经营管理措施,避免企业掉入危机状态,要保持创新,稳定企业在市场的竞争力。

  三、用好法律制裁武器

  法律是最后的保障,用好法律武器,来保护企业和广大员工的利益。

  1、内部普法,稳固员工思想底线

  除公司内部的保密管理培训外,还要积极在企业内部进行保密法律法规的培训。比如,大型企业可以请公安、检察、法院的人来进行普法教育;中小企业可以参与相关部门组织的法制教育,提升涉密人员的思想紧迫感,稳固员工的思想底线。

  2、外部和法律部门多接触,建立应急沟通机制

  重视企业“商业机密”的企业,可以多与相关司法机关沟通学习,建立联动机制,万一出现泄密事件,可以第一时间得到相关的帮助,将损失控制在一定的范围内。

  “商业机密”是企业的一把利剑。企业只有作出了保护秘密的行为,才能够保障这艘大船更加平稳的前行。泄密,不仅仅是损害企业的利益,还损害了企业员工的利益,我们要对泄密行为说“不”,要发动全员,与“泄密”行为打持久战。

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