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赵磊:在讨论中观点过于分散怎么办?

生意场 2018-08-27 13:50:16 来源:中人网

  这是一位伙伴在微信公众号后台给我留的问题。

  经常参加会议的伙伴们都知道,真正让我们感觉到头疼的,并不一定是会议的时间长短,而是因为会议过程中经常出现的跑题、偏题、节奏拖沓、主题不聚焦等现象。这些现象导致的结果是会议的效率低、参与者的状态差,最终输出的会议成果不理想。

  在这些现象中,观点分散也是一种常见的情况。人们因为关注点不同、焦虑程度不同、与所讨论的利益深度不同、对问题的理解维度不同、层次不同,都会在讨论过程中出现观点过于分散的情况。

  观点过于分散,会导致会议迷失在诸多碎片之中,让人们无所适从。尤其当会议需要聚焦的时候,却又好像又无从下手。再加之会议引导者对这种情况准备不足,最终导致会议陷入焦点模糊、拖沓、无果而终的结果。

  如何理解?

  首先来看一下,我们是基于什么来判断观点过于分散的?在一个会议中,经常会出现不同的观点,当会议讨论过程中出现各自为政的思想和行为,人们只考虑各自立场而不顾整体协同,或者强调细微局部对于整体目标的决定性作用,现场观点呈现明显碎片化无法聚焦的时候,我们会认为观点过于分散。

  之所谓出现观点分散的情况,可能有以下几种原因:

  1. 讨论的主题本身澄清不够,人们分别从多个角度理解主题,在开始前没有达成一致,容易产生很多分散的观点;

  2. 讨论的主题覆盖面过大,导致人们从不同层面谈同一个问题,每个人讲的观点都有合理性,但却不在一个空间里,无法聚焦;

  3. 讨论的逻辑与流程大家没有概念,经常会把后面环节应该讨论的内容,提前几个环节就拿出来分享。表面上快了,但实际上给其它伙伴造成了困扰;

  4. 对于讨论主题中的关键词理解不一致,比如对于“有效”的理解,每个伙伴的理解可能都是不一样的,大家谈出来的观点很可能难以统一;

  5. 发言者只关注到了问题的某个局部,并且强烈地认为这个局部会起关键性的决定作用。

  6. 会议引导者准备不足,没有及时做出干预;

  如何预防?我们都希望会议是有效的、高效的。所谓有效,就是做正确的事,对于会议来讲,就是讨论对的问题。所谓高效,就是正确的做事,对于会议来讲,就是用合理的设计、逻辑和流程讨论问题,使每轮讨论的结果都有效。

  在会议前期做好以下三件事,会对观点分散有帮助:

  1. 提前和与会者澄清会议的主题、期待的成果。在会议前如果能够与大家交流与沟通会议的目的、澄清会议的主题并对成果的期待达成一致,会很好的帮助参与者了解为什么来参会,以及会议结束后会得到什么成果。这一点对于支撑会议目标的达成,聚焦观点很重要。

  2. 会议前了解与会者针对这个主题的关注点、焦虑、期待很重要;每个参与者提出的观点,很大程度上其实反映了他对于该议题的关注点与焦虑。如果能够在会议前了解到这些,可以在会议中预设一些环节,邀请大家谈出自己所关心的内容,帮助团队建立相互理解、相互包容,最终推动共识的达成。

  3. 明确告知会议的环节与流程,及每个阶段所期待达成的成果。很多伙伴的焦虑其实并不是对议题本身的,而是因为不了解议程及每个环节的阶段性预期,担心自己的想法没有机会充分表达,于是急于分享自己的想法,导致本不属于这个环节讨论的内容出现,从而也造成了现场的观点分散。

  如何在现场管控?

  当然,会议中观点分散不一定都是坏事。如果能够做到在会议过程中适时引导,不仅可以在一定程度上帮助大家增进了解,更有助于参与者更清晰、合理的做出决策。

  1. 主题的澄清在工作坊中非常重要。以“如何有效提供老员工积极性?”为例。这个主题中有多个关键词如果不做好澄清,恐怕现场会出现很多分散的观点。比如:

  什么是有效?如何进行认定与衡量?什么是老员工?是按年龄界定还是司龄界定?范畴是什么?什么是积极性?提升与否的衡量标准是什么?这个主题到底要讨论的是策略、工具、方法还是什么?

  我们会发现,如果在主题开始之前不进行详细的澄清,一旦开始讨论,大家的观点肯定就是分散的。每个人都会从自己所理解的角度出发谈观点,很难快速聚焦在一起。

  2. 每一个步骤开始之前,要明确告诉大家当下在做什么,期待什么结果,这个过程在整体过程中的作用是什么。这样可以很大程度上避免跑偏,有助于聚焦于同一主题;

  3. 设置“停车场”工具。现场讨论过程中,确实可能会出现因为某个观点引发大家讨论的情况。如果现场引导师发现这个讨论内容本身不在主题框架之内,完全可以利用“停车场”工具,把内容记录下来,待主题讨论结束后再行讨论。

  4. 用提问帮助大家回到目标;遇到大家争论不休的时候,我经常会要求团队停下来,然后问他们“我们这个时间段讨论的子问题是什么?目标是什么?大家刚才讨论的内容与主题的关联程度如何?我们的这些观点有哪些是对主题起到支撑作用的?还有哪些观点没有被挖掘出来?”绝大多数情况下,会议主持人在现场围绕目标所进行的提问与干预,会很快帮助大家回到主题上来。

  5. 在观点分散时,会议主持人要有觉察。在现场引导的时候,主持人很容易随着的大家争论,陷入到观点中。明明感觉到了不对,可却不知道如何走出去。这个时候,主持人要非常明确的提醒自己,今天的主题是什么、目标是什么、成果期待是什么,从逻辑上看当下的问题出在哪儿了,这些观点与主题目标的关联度如何?其实,当你有了这个觉察的时候,很容易就能够找到出路,并带领大家走向聚焦。

  6. 养成公众呈现的习惯。在很多会议上,人们习惯于只是口头表达观点。现场主持人需要牢记,你的任务之一就是帮助参与者梳理、聚焦这些观点。因此,你可以借助大家能够看到的工具,把所有观点都记录下来。比如,在白板或大白纸上记录下所有的观点,然后请参与者组成小组将这些内容与主题建立关联,并进行分层、分类。引导他们去发现和梳理观点与主题之间的关联与线索。这也是会议的重要工作之一。

  我一直秉持这样的观点。任何一个高效的会议都是经过认真策划的。对于组织来讲,会议是每个管理者传递公司文化、价值观、解决问题的重要途径。因此,在这个过程中,任何提前的准备与精心的设计的细节,都可能会帮助会议成果更加成效。这里面有太多的理念和技巧,期待有机会和大家更多的分享。如果你有疑惑、问题、困难情境,欢迎你在后台留言。我们一起交流成长。(全文完)

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